ARCHIVAKTIV Am Puls digitaler Patientendaten | powered by DMI Sonderausgabe DMEA 2022 Archivar 4.0 Sicher in die digitale Krankenhauszukunft UMFASSENDES PAKET AN STARKEN LEISTUNGEN Mit bewährten Archivierungs- Services und innovativen Softwaretools meistern Kranken- häuser ihre Herausforderungen. COMPLIANCE UND INFORMATIONSSICHERHEIT So lassen sich elektronische Kommunikation mit dem MD auf Dokumententyp-Ebene und Infor- mationssicherheit gewährleisten. RASCH IMPLEMENTIEREN, ERFOLGREICH NUTZEN Anwender*innen berichten über Entscheidung, Umsetzung, Routinebetrieb und die Erreichung ihrer Strategieziele. MF 1

EDITORIAL Mit digitalen konsolidierten Patientenakten, realisiert durch das Leistungsportfolio Archivar 4.0, erfüllen Krankenhäuser die Anforderungen von heute und morgen.“ Liebe Leserinnen und Leser, so erfüllen Krankenhäuser die Anforderun- gen von heute und morgen: Digitale Patien- tenakten – konsolidiert aus transformierten Papierbelegen und aus elektronisch erstell- ten Dokumenten – bieten den Schlüssel zum Erfolg. Das zeigt DMI mit seinem Leistungs- portfolio Archivar 4.0 auf der DMEA. Mit klassifizierten Dokumenten und stan- dardbasierten interoperablen Akten machen sich Leistungserbringer anbieterunabhängig und zukunftssicher. Strategisch und operativ gewährleisten Entscheiderinnen und Ent- scheider Compliance im Kontext der Vorga- ben zur Informationssicherheit ebenso wie technische Kommunikationsfähigkeit etwa im Rahmen der Telematikinfrastruktur. Mit Archivar 4.0 verarbeitete und archivierte Akten ermöglichen auch den Wandel hin zu digital gestützten Prozessen und die Extrak- tion wertvollen Wissens zur Erreichung klinischer und administrativer Ziele. Die Anwendungsfälle auf der DMEA Krankenhäuser sind zur elektronischen Kommunikation mit dem MD verpflichtet. Fachleute von DMI demonstrieren in Berlin, wie sich mit der digitalen konsolidierten Patientenakte, der Dokumentenklassen- Liste und der Software AVP8 die Vorgaben der eVV robust umsetzen lassen. Ferner sind alle Krankenhäuser zur nachweisbaren Umsetzung von Sicherungsmaßnahmen und Risikomanagement im Rahmen der Informa- tionssicherheit verpflichtet. Warnungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informati- onstechnik (BSI) unterstreichen die deutliche Erhöhung von Cyber-Risiken. Am Messe- stand von DMI informieren sich Kranken- hausverantwortliche darüber, wie sie mit einem IHE®-basierten Archiv die geforderte Absicherung realisieren und den B3S-Doku- mentationsaufwand minimieren können. Auf der DMEA und in diesem Veranstal- tungs-Special der ArchivAktiv erfahren Sie, wie Sie mit Archivar 4.0 Ihre Ziele erreichen. Sprechen Sie mit uns! Ihr CHRISTOPH SCHMELTER Geschäftsführer, DMI 2 3

32 Archivar 4.0: Die Antwort auf heutige und künftige Anforderungen an die Gesundheits-IT 44 Die digitale Patientenakte: Herzstück für Betriebsalltag und Digitalstrategie Roll-out auf Blueprint-Basis im Asklepios-Konzern 28 Wissen aus Patientendaten generieren – Voraussetzungen und Mehrwerte Eine Expertensession im Rahmen des DRG-Forum 2022 36 Kreisklinik Wörth an der Donau: Schlanker, schneller, sicherer Optimierte Prozesse mit Services und Tools von DMI 48 Die digitale Akte: Blaupause für einen Konzern Konzeption und Umsetzung im Pilothaus Asklepios Langen- Seligenstadt 52 Unternehmensgruppe ITEBO: Vom Kunden zum Partner Die Erfolgsgeschichte einer sich entwickelnden Zusammenarbeit 58 Neue Kunden sprechen über ihre Entscheidung für DMI 64 66 Ticker Veranstaltungen – DMI live erleben Impressum 4 5 Fotos linke Seite u.: Schendel & Pawlaczyk Messebau; Mitte li.: Wolfgang Kloé Photography; Mitte re.: optimarc/ shutterstock.com; oben sdecoret–stock.adobe.com; rechte Seite oben: Khakimulin Aleksandr/shutterstock.com

AL DMEA 2022 Kommunikationsfähigkeit 6 7

u a b e s s e M k y z c a l w a P & l e d n e h c S : o t o F Archivar 4.0 Das Leistungsportfolio für die digitale Krankenhauszukunft 8 9 Cloverleaf®FHIR®eVV

1 ON DEMAND Expert*innenrunde Wissen aus Patientendaten generieren: Voraussetzungen und Mehrwerte Für Entscheidungen im klinischen, administrativen und Management-Kon- text bieten digitale konsolidierte Patien- tenakten die äußerst wertvolle Grundla- ge. Eine Session mit Entscheider*innen, Anwender*innen und Datenkompe- tenz-Fachleuten vermittelt die relevan- ten Fakten zu diesem herausragenden Trendthema der Wissensgenerierung für die Verantwortlichen in den Kranken- häusern. Beispiele illustrieren, wie wichtig es ist, dass Prozesse unter anderem im Erlösmanagement durch Gesundheits-IT unterstützt werden. Die Session informiert Klinikleitung, Pro- zessverantwortliche und Anwender*in- nen über die leistungsstarken Angebote und deren Umsetzung in der Praxis. EXPERTENRUNDE Moderation: MICHAEL REITER Fachjournalist ANNETT MÜLLER CHCIO Geschäftsentwicklung, DMI Vorsitzende DVMD e. V. DR. INGO MATZERATH Bereichsleiter IT – CRM, Ameos-IT-Services PROF. DR. MED. GREGOR HÜLSKEN Dozent für Wirtschafts- und Medizininformatik, FOM Hochschule für Oekonomie & Management DR. ANDRÉ SANDER Mitglied der Geschäftsführung, Entwicklungsleiter und Prokurist der ID Information und Dokumentation im Gesundheitswesen GmbH & Co. KGaA DR. NIKOLAI VON SCHROEDERS Geschäftsführer DLMC ONLINE-FORMATE ZUR DMEA 10 11 Fotos re. unten: Dr. André Sander; Dr. Nikolai von Schroeders

4 5 ON DEMAND Digitalisierung des Rechnungsein- gangs: Umsetzung und Prozessvorteile Umstellung auf den externen Rech- nungseingang: Sehen Sie hier, wie Ihnen die Digitalisierung der Finanzbuchhal- tung und kreditorischen Buchhaltung erfolgreich gelingt. Moderation: Michael Reiter, Fachjournalist WEBINAR ON DEMAND Info-Webinar FHIR® & Cloverleaf® Mehr und mehr rückt der neue HL7 FHIR® Standard bei fast allen Interopera- tions-Projekten im Gesundheitswesen in den Fokus. Sei es durch das KHZG (Kran- kenhauszukunftsgesetz), oder auch die ISiK-Intiative der Gematik, die damit ihrem gesetzlichen Auftrag nach §373 SGB V nachkommt. Hier erhalten Sie einen Überblick, was FHIR® auszeichnet und wie Sie diese mit Ihrem Kommunikationsserver Cloverleaf® umsetzen können. WEBINAR AXEL RIEMER Geschäfts- und Organisations entwicklung, DMI DIRK ENGELS Prokurist/CTO Health-Comm GmbH NILS KORMANN Beratung und Vertrieb Health-Comm GmbH 6 ON DEMAND 5 Fragen zum Thema Erlössicherung gemäß eVV Michael Reiter im Interview mit Annett Müller WEBINAR ANNETT MÜLLER CHCIO Geschäftsentwicklung, DMI Vorsitzende DVMD e. V. WEBINARE 12 13

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Lesen Sie mehr zum Thema „IHE®-Konformität“ auf Seite 25 Besonders für diese Häuser, die in der Vergangenheit nahezu komplette Kopien der jeweiligen papierbasierten Patientenakten über den Postweg an den MD übermittelt haben, stellen die neuen Festlegungen eine Herausforderung für die internen Prozesse und Organisationsformen dar. Aber auch sie müssen ab Juli 2022 ihre Prozesse an dieser Stelle anfassen und umgestalten. Die filigrane Patientenakte Mit dem 1. Januar 2024 endet die Übergangs- frist der „groben“ Kategorisierung. Die dann in der eVV geforderten Dokumentenattribute gliedern sich, IHE®-konform, in „documentTy- pe“, „classCode“, „typeCode“, „eventCodeList“ und „title“ (KDL-Kode). Ein Blick in die entspre- chende Anlage zur eVV macht den Umfang der technischen Anforderungen deutlich. Ex- pert*innen raten den Verantwortlichen in den Krankenhäusern, dort, wo es aufgrund der bereits vorhandenen Digitalstruktur machbar ist, nicht erst den Zwischenschritt der 4er-Systematik zu beschreiten, sondern von Anfang an die filigrane KDL-basierte Klassifi- zierung einzusetzen. Es erspart Umstellungs- und Anpassungsaufwände und vermeidet somit zusätzliche Kosten. Der Vorteil derart feingliedrig klassierter Dokumente liegt darin, dass auf diesem Niveau jedes Dokument einer Patientenakte, unabhängig von der im jeweiligen Kranken- haus gelebten Sprachregelung (Arztbrief, Entlassbrief, Epikrise u. a.), eindeutig be- schrieben wird und damit potenziell system- unabhängig kommunizierbar ist. Diese Vorgabe erlaubt außerdem eine strukturierte und automatisierte Weiterverarbeitung ohne manuelle Nachbereitungsaufwände auch in anderen Ausprägungen interner und externer Kommunikation. Es ist davon auszugehen, dass kein Kranken- haus, auch nicht Häuser der Maximalversor- gung mit ihrer entsprechend gut ausgebauten IT-Infrastruktur, diese Dokumenten klassifi- zierung mit eigenen Kräften manuell umset- zen kann und wird. 16 17 Foto: sdecoret-Adobe Stock.com

die bis zur Patientenentlassung in papierge- bundener Form geführten Akten zeitnah digital umzuwandeln. In vielen Krankenhäusern wird bereits seit Längerem auf die Digitalisierung der sensib- len Patientenakten gesetzt. In diesen Anwen- dungsszenarien sind oftmals nur Weiterent- wicklungen des Servicelevels notwendig, also Upgrades der bislang in Anspruch genomme- nen Dienstleistungsmodule. In der optimalen Ausprägung erfolgt dabei eine Konsolidie- rung der gescannten Akten mit den in den Krankenhausinformationssystemen und deren Subsystemen bereits vorhandenen Daten. Da diese in der Regel aus Einträgen in Datenbanken bestehen, werden sie erst in der konsolidierten und elektronisch archi- vierten Patientenakte verkehrsfähig und können auf diesem Niveau papierbasierte Dokumente substituieren. Besonders für den Einsatz im Medizincon- trolling ist der unmittelbare Zugriff auf alle Patientendaten in einem System eine sig ni- fikante Erleichterung und eine effiziente Prozessbeschleunigung bei der Erlössicherung. Übertragung der digitalen Kommunika- tion auf andere Einsatzfelder Erweitert man den Blick über den aktuellen Anlass der eVV auf weitere Bereiche der Kommunikation mit internen und externen Teilnehmenden, so wird schnell deutlich, dass die auf den Vorgaben der eVV basierenden Patientendokumentationen auch in anderen Feldern einen Benefit erzeugen. Viele Häuser setzen bei der Erstellung der Privatliquidation auf die Hinzuziehung externer Anbieter, die durch ihre Spezialisie- rung dazu beitragen, Erlöse zu optimieren und interne Aufwände möglichst schlank zu halten. Anstatt in diesen Fällen, wie in der Vergangenheit oft Usus, komplette Akten postalisch oder per Kurier zu versenden und damit für jede weitere interne Bearbeitung teilweise wochenlang zu blockieren, bietet es sich an, diesen Prozess digital und möglichst effizient zu gestalten. Hierbei ist die digitali- sierte Patientenakte, idealerweise in ihrer konsolidierten Form, das Mittel der Wahl. Moderne Anbieter aus dem Sektor der Privat- liquidation stellen, ähnlich wie der MD, Portale zum Dokumentenaustausch bereit. Löst man sich noch einen weiteren Schritt von der monetären Betrachtung einer Patienten- akte und schaut auf sektorübergreifende Kommunikation zwischen stationären und ambulanten Strukturen, in denen die jeweili- gen Frontend-Systeme in aller Regel nicht identisch sind, so ermöglicht eine standardi- sierte und filigran klassifizierte Patientenakte neue Wege der Interaktion. Ein weiterer Ausblick richtet sich auf die medizinische Forschung. Der retrograde Auswertungszugriff auf Archivdaten ist in diesem Bereich unerlässlich. Eine solche Auswertung ist um einiges einfacher, schnel- ler und qualitativ vielschichtiger, wenn sie auf strukturierte Daten und Inhalte anstelle von analogen Akten zugreifen kann. Die Basis hierfür ist, neben der Nutzung entsprechen- der Terminologieserver, vor allem die nach KDL klassifizierte Akte in digitaler Form. Damit lassen sich Fragestellungen umsetzen, die auf analoger Basis gar nicht oder nur äußerst aufwändig beantwortet werden könnten. Annehmen, umsetzen, ausbauen In der Gesamtschau lässt sich die eVV als effizienter Hebel bei der Fortschreibung der Digitalisierungs- und Modernisierungsmaß- nahmen im Gesundheitswesen einordnen. Diese im Ursprung für die Gestaltung der Krankenhausabrechnung respektive deren Überprüfung konzipierte Vorgabe des Ge- setzgebers wird sich wie ein Katalysator auf die Beschleunigung auf dem digitalen Weg des Gesundheitswesens auswirken. Winfried Janßen • 5 Fragen zum Thema Erlössicherung gemäß eVV 18 19 Lesen Sie mehr zum Thema „Wissen aus Patientendaten“ auf Seite 28. Lesen Sie mehr zum Thema „Interoperabilität“ auf Seite 20.

2 0 2 1 Foto: optimarc/shutterstock.com

Welche Rolle sehen Sie für die Entwickler*innen im Kontext der Digitalisierungsbestrebungen? HECKMANN: An die Entwickler*innen sollten wir bei allen Vorgaben denken! Mit ihnen entscheidet sich, ob die Projekte klappen. Technologien, Fristen, Spezifikatio- nen, Tools – mit all diesen Elementen müs- sen die Entwickler*innen die Lösungen umsetzen und lauffähig machen. Sie haben sich darum zu kümmern, dass die Anwen- der*innen benutzerfreundliche Applikatio- nen bekommen, und sollten dabei keine Kompromisse machen müssen, wegen zu knapper Fristen oder zu hoher Arbeitsbelas- tung. Das bedeutet: Wir müssen den Ent- wickler*innen entgegenkommen, wir müssen sie gelungene Software entwickeln lassen! Zufriedene Anwender*innen – sie hängen von den Entwickler*innen ab. Worin sehen Sie die größten Heraus- forderungen für das Gremium? HECKMANN: Deutschland liegt bei der Digitalisierung des Gesundheitswesens im internationalen Vergleich weit zurück. Die Idee, jetzt mit Vollgas voranzupreschen und Versäumtes aufzuholen ist verlockend, kann aber fatal enden, wenn man dabei die Implementierbarkeit aus dem Blick verliert. Das ist besonders wichtig vor dem Hinter- grund des eklatanten Fachkräftemangels. Das eRezept liefert hier ein herausragendes Beispiel: komplexe Spezifikationen, knappe Fristen, wenig Personal … das führt zu hohen Kosten und verpassten Fristen. PROF. DR. SYLVIA THUN SIMONE HECKMANN DR. SUSANNE OZEGOWSK PROF. DR. MARTIN SEDLMAYR PROF. DR. SIEGFRIED JEDAMZIK JÖRG STUDZINSKI DR. ANKE DIEHL 22 23 Fotos: links Wolfgang Kloé Photography; rechts: gematik GmbH

Interoperabilität für die datenbasierte Gesundheitsversorgung Dr. Viola Henke verstärkt das Team von IHE® Deutschland Weltweit engagiert sich Integrating the Healthcare Enterprise (IHE®) für die nahtlose und sichere Kommunikation zwischen IT-Systemen und mit Medizingeräten. Die Initiative fördert den Einsatz etablierter internatio- naler Standards zur Optimierung der Prozesse innerhalb von Kranken- häusern und Praxen sowie zwischen den Gesundheitseinrichtungen. Dabei setzt IHE® auf die Zusammenarbeit von Anwenderinnen und Anwendern, Implementiererinnen und Implementierern sowie Entwick- lerinnen und Entwicklern. Ein umfangreiches technisches Rahmenwerk als Implementierungsleitfaden und eine Reihe von Testveranstaltungen für Anwender*innen und Hersteller zählen zu den Arbeitsergebnissen. Im Jahr 2002 gründeten Anwenderinnen und Anwender gemeinsam mit Herstellerinnen und Herstellern den deutschen Landesverband der internationalen Initiative – als IHE® Deutschland e. V. (IHE®-D). Zu den Zielen des Verbands zählen die Verbreitung des Interoperabilitätsgedan- kens durch Veranstaltungen, Kongressbeteiligungen und Projekte. IHE®-D vertritt den Einsatz internationaler Standards gegenüber öffentlichen Stellen und der Selbstverwaltung und erstellt, in Zusammenarbeit mit weiteren Verbänden, nationale Addenda zu Prozessprofilen. DR. VIOLA HENKE verstärkt als Caretakerin „Quality Research and Public Health“ das Team von IHE®-D – der deutschen Organisation der Initiative Integrating the Healthcare Enterprise. 24 25

Welche aktuellen Angebote kommen denn von IHE®? DR. HENKE: Hier ist insbesondere Mobile Health Document Sharing (MHDS) zu nen- nen. MHDS legt fest, wie eine „Document Sharing Exchange“ aufzubauen ist, unter Nutzung des von IHE® profilierten FHIR®-Standards. Hierdurch erweitert sich das Angebot an bestehenden IHE®-Profilen, die auf XDS und HL7-V2 basieren. Bleiben wir bei der Aktualität: Für Beobachter*innen stellt es sich so dar, dass FHIR® zurzeit den Diskurs über Interoperabilität dominiert. Gerät über diesen Hype IHE® in den Hintergrund? DR. HENKE: Vorab – es geht nicht um ein Entweder-oder! IHE® leistet auch im Kontext des neuen Standards einen wichtigen Beitrag. Von uns kommen klar definierte Anforderungen der Anwenderinnen und Anwender. Sie dienen als Grundlage für die Festlegung von Integrationsprofilen, die wiederum auf existierenden Standards – wie FHIR® – beruhen. FHIR® wird auch in IHE®- Integrationsprofile integriert! Haben Sie eine Botschaft an die Branche? DR. HENKE: Meine freundliche Aufforderung an die Anwender*innen, Hersteller und Implementierer*innen lautet: Sehen Sie die herausragenden Erfolge unserer Aktivität, wie beispielsweise XDS. Beteiligen Sie sich an der Arbeit in unserer dynamischen Organisation IHE®-D! Michael Reiter • Informationsaustausch. So wurden in „meiner“ Domäne ebenfalls Integrationspro- file entwickelt und dokumentiert; bei Public Health geht es beispielsweise um Daten zu Geburten und Geburtstodesfällen für die Umsetzung in Registern. Das höhere Ziel ist die Qualitätsverbesserung in der Versorgung und in der Forschung. Wie wollen Sie diese Ziele erreichen? DR. HENKE: Ich sehe hier vor allem das Infor- mieren und Vermitteln als Aufgabe. Gemein- sam mit meinen Kolleginnen und Kollegen bei IHE®-D will ich den Austausch zwischen Anwenderinnen und Anwendern, Herstelle- rinnen und Herstellern sowie Implementiere- rinnen und Implementierern stärken. Wir stellen uns Fragen wie „Gibt es neue Bedar- fe?“ und wollen die Integration und Anwen- dung von Profilen weiter vorantreiben. In meiner Domäne geht es darum, in der klinischen Praxis entstehende Gesundheits- daten nutzbar zu machen für das öffentliche Gesundheitsmanagement – und somit informierte Entscheidungen zu ermöglichen. Diese Aufgaben werden sich nun in meiner Tätigkeit fortlaufend konkretisieren. Wo sehen Sie den Bedarf? DR. HENKE: Er ist enorm! Aufgrund der demografischen Entwicklung sieht sich unser Gesundheitssystem mit einer enorm wachsenden Zahl an Fällen chronischer Krankheiten konfrontiert, bei einem deutli- chen Rückgang an Fachkräften. Wie relevant die Bedrohung bei Infektionskrankheiten ist, führt uns COVID-19 vor Augen. Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen wir in der Vernetzung von Praxis, Forschung und öffentlichem Gesundheitsmanagement den Austausch von Gesundheitsdaten erleichtern und vorantreiben. Auch die Motivation von Fachkräften und Studierenden, sich insbesondere in Public Health zu engagieren, sehe ich als Teil meiner Aufgabe. 26 27 Foto: Roberto Piras/shutterstock.com

PROF. GREGOR HÜLSKEN Dozent für Wirtschafts- und Medizininformatik ANNETT MÜLLER Geschäftsentwicklung, DMI Vorsitzende DVMD e. V. „Die Möglichkeit, Doku- mente orts- und zeitun- abhängig zu nutzen und zu bearbeiten, lassen das Design völlig neuer Workflows zu. Prozes- se können parallelisiert und damit zeitgleich abgearbeitet werden.“ „Als zertifizierter Dienst- leister, der die KDL mit Part- ner*innen aus Medizin und Forschung initial entwickelt und dem Gesundheitswe- sen zur Verfügung gestellt hat, bieten wir anwender- orientierte Lösungen nicht nur zur Erfüllung der eVV.“ MICHAEL REITER (Moderator) Fachjournalist „Die standardisierte Klassi- fizierung nach KDL ermög- licht die Verkehrsfähigkeit medizinischer Dokumente und die sektorenübergrei- fende Zusammenarbeit von stationären und ambu- lanten Strukturen in einer heterogenen Systemland- schaft.“ DR. INGO MATZERATH Bereichsleiter IT der Ameos-IT- Services „Digitale, klassifizierte Dokumente können se- mantisch annotiert er- schlossen werden und mit passgenauen Kodiervor- schlägen das Medizincon- trolling unterstützen. Die so aufgeschlossenen Inhal- te einer Patientenakte kön- nen darüber hinaus für un- terschiedlichste nicht nur medizinische Fragestellun- gen bereitgestellt werden.“ DR. ANDRÉ SANDER Entwicklungsleiter und CTO bei ID Information und Doku- mentation im Gesundheitswe- sen GmbH & Co. KGaA „Die Anforderungen der eVV, jedes Behandlungs- dokument einer filigra- nen Klassifizierung zu unterziehen, kann nicht manuell von Klinikmitar- beiter*innen, die bereits mit ihren Kernaufgaben in Behandlung, Pflege oder Administration ausgelastet sind, übernommen werden. Hier sind automatisierte, KI-unterstützte Dienst- leistungen notwendig.“ DR. NIKOLAI VON SCHROEDERS Geschäftsführer DLMC 28 29 Fotos: 2. Reihe, mitte: Dr. André Sander; 2. Reihe, rechts: Dr. Nikolai von Schroeders

umfassende Digitalisierung und eine damit verbundene Kommunikationsharmonisie- rung bieten Chancen, mit einem neuen Blick bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, sie zu verbessern oder auch ganz neu zu gestalten. „Allein die Möglichkeit, Doku- mente orts- und zeitunabhängig zu nutzen und zu bearbeiten, lassen das Design völlig neuer Workflows zu, wo Prozesse paralleli- siert und damit zeitgleich abgearbeitet werden können, wo heute noch durch die analoge Ortsgebundenheit ein zeitlicher Verzug entsteht“, beschrieb Prof. Hülsken die Vorteile eines neuen Datenmanagements. Insgesamt sieht er alle Versorgungsstufen im medizinischen Umfeld als Profiteure einer fortschreitenden Digitalisierung, wie sie durch die eVV und die damit verbundenen Anforderungen forciert wird. „Was vordergründig für den administrativen Einsatz vorgegeben wird, bietet Benefits für vielfältige Anwendungsebenen“, so die zusam- menfassende Bewertung derExpert*innen. Bei der Umsetzung müsse berücksichtigt werden, dass große Häuser der Maximalver- sorgung auf der IT-Ebene ganz anders, sowohl personell wie auch technologisch, ausgestattet sind als mittlere und kleine Einrichtungen. Die Fähigkeiten und Möglich- keiten von Datenkompetenz sind strukturell sehr unterschiedlich vorhanden. Daher wird es notwendig sein, so der einhellige Tenor aller Teilnehmenden dieser Expertenrunde, allen Versorgungsebenen durch entspre- chende Angebote des Markts das notwendi- ge Agieren zu ermöglichen. Winfried Janßen • erklärte Ziel, eine derart konzipierte Platt- form zu implementieren, um damit sowohl die Harmonisierung der internen Kommuni- kation wie auch die zentrale Bedienung von externen Anforderungen, zum Beispiel des MD, gestalten zu können. „Die so gewonnene Verkehrsfähigkeit medizinischer Dokumente wird einen nicht unerheblichen Beitrag in der sektorenübergreifenden Zusammenarbeit von stationären und ambulanten Strukturen leisten“, beschrieb Dr. Matzerath ein wichti- ges Ziel seines Hauses. Für den Konzern, wie auch im Prinzip für alle Häuser, böten konsolidierte, klassifizierte, mit semantischer Erschließung angereicher- te Patientenakten auch im Kontext der Qualitätssicherung einen enormen Vorteil. Daher plant Dr. Matzerath zusammen mit seinen Kolleginnen und Kollegen perspekti- visch den Einsatz dieser Technologieunter- stützung auch außerhalb des engen Behand- lungs- und Abrechnungsrahmens. Der Digitale Wandel, die Realität in der Praxis und die Aufforderung an den Markt Aus Sicht der Wirtschafts- und Medizininfor- matik sieht Prof. Hülsken die bundesdeut- schen Krankenhäuser generell vor vielen Herausforderungen im Kontext des Digital- wandels. Die Einrichtungen befänden sich in einem hybriden Zustand, was den Umgang mit Dokumenten, Datenbanken und Syste- men betrifft. Noch sei vieles in Papierform vorhanden, anderes in verteilten Datenban- ken abgelegt. Dadurch würde die Suche nach benötigten Informationen aufwändig und nicht immer zielführend. Verstärkt stelle sich diese Problematik in Verbünden und Konzer- nen, wo die bestehende Heterogenität der Anwendersysteme, wie zuvor von Dr. Matze- rath erläutert, als ein großes Hindernis auf dem Weg zu einer sicheren und effizienten Kommunikation aller Beteiligen dar. Eine 30 31 ZESS DIGITALE KONSOLIDIERTE PATIENTENAKTEKDL ERLÖSMANAGEMENT LE-PORTAL

an die Gesundheits-IT tige Anforderungen Bei Patientenakten sicher aufgestellt mit dem Leistungsportfolio Archivar 4.0 So lauten die heutigen und künftigen Zielvorgaben für die Krankenhäuser: mehr Wirtschaftlichkeit, Qualität, Vernetzung der Behandlung und Einbindung der Patient*in- nen. Das Paket an Herausforderungen meistern die Leistungserbringer mit „Archivar 4.0“. Dieses Portfolio an zertifizierten Services und Tools der DMI Gruppe umfasst sämtli- che Aufgaben auf dem Weg zur digitalen konsolidierten Patientenakte – verfügbar für klinische und administrative Nutzungs- ziele vor Ort und in der Compliance-gerech- ten revisionssicheren Langzeitarchivierung. Auf dieser Grundlage können Krankenhäu- ser die Anforderungen an Informationssi- cherheit sicherstellen, ihre technische Kommunikationsfähigkeit ausbauen und die Transformation informationsbasierter Prozesse voranbringen. Sie können ferner wertvolles Wissen aus den Patientendaten extrahieren und so ihre Position im Markt und ihre Attraktivität als Arbeitgeber ausbauen. Gesetzgeber fordert rein elektronische Kommunikation Ein aktuelles Beispiel für die Anforderungen ist die „elektronische-Vorgangsübermitt- lungs-Vereinbarung“ (eVV): GKV-Spitzen- verband und Deutsche Krankenhausgesell- schaft (DKG) haben laut Krankenhausfinan zierungsgesetz (KHG) eine Vereinbarung getroffen, die verbindlich die ausschließlich elektronische Übermittlung von Unterlagen zwischen den Krankenhäu- sern und Medizinischen Diensten (MD) regelt. Die Vorgaben der eVV beinhalten Interoperabilitätskomponenten von IHE®, darunter die Nutzung der Klinischen Doku- mentenklassenliste (KDL) zur Identifikation vom MD angeforderter Dokumententypen. Die Erfüllung dieser und weiterer Regelun- gen ermöglichen die Services von DMI sowie Tools wie AVP8. Archivar 4.0 bündelt und organisiert Patienten- und Behandlungsin- formationen in einem qualifizierenden Archivierungs- und Erschließungsprozess zu der konsolidierten, interoperablen, digitalen Patientenakte und ermöglicht autorisierten Prozessbeteiligten den zeitlich und örtlich unbegrenzten, sicheren und zielgenauen Zugriff – zeitgleich für beliebig viele Nut- zer*innen. So verwirklichen Krankenhäuser Compliance hinsichtlich der Vorgaben und zukunftsrelevante Mehrwerte. 32 33

en sicher aufgestellt mit unserem Leistungsportfolio Die Kernanforderungen an die IT betreffen Informationssicherheit, technische Kommunikationsfähigkeit, Prozessoptimie- rung und Wissensgenerierung. Im Zentrum steht dabei die digitale konsolidierte Patientenakte – ermöglicht durch das Leistungsportfolio Archivar 4.0. Durch die Analyse von Inhal- ten aus digitalen, konsolidier- ten Patientenakten und begleitenden Metadaten lassen sich Potenziale für Prozessverbesserungen erkennen. Diese Erkenntnisse visualisiert das Archivar 4.0- Dashboard anwenderorien- tiert. Zertifizierte Bewahrungs- dienste sorgen für nachhalti- ge Informationssicherheit. Mit dem Anspruch eines zertifizierten Vertrauens- diensteanbieters garantiert DMI die langfristige Integrität und Verkehrsfähigkeit von Patientendaten. Die elektronische Zugreifbar- machung der Patienteninfor- mationen für die berechtigten Prozessbeteiligten erfolgt über die Trusted-Private- Cloud-Infrastruktur von DMI auf der Grundlage anerkann- ter Kommunikationsstan- dards und revisionssicherer Vertrauenswürdigkeit. Dank standardbasierter Interoperabilität, im Einklang unter anderem mit KHZG und ISiK, ist die digitale konsoli- dierte Patientenakte – ver- fügbar gemacht on-premise oder in der Cloud – kompati- bel mit allen KIS, Fachanwen- dungen und Datenszenarien. 34 35

ÜBER DIE KREISKLINIK WÖRTH AN DER DONAU • Zertifizierte Klinik der Grund- und Regelversorgung, mit MVZ • Stationär und ambulant insgesamt über 30.000 Fälle • Patient*in steht als Mensch im Zentrum • Kundin von DMI seit 1992 • Digitalisierung von Papierakten und digitale Langzeit- archivierung seit 2018 Rederer sieht in seinem Haus hinsichtlich der Patientenakten drei Komponenten: erstens die im KIS CGM Clinical und in der elektronischen Fieberkurve V-Mobile elektro- nisch generierten Daten und Dokumente, zweitens die im Storage-Cube von Fast LTA zur Vor-Ort-Nutzung vorgehaltenen konsoli- dierten digitalen Akten sowie drittens das Langzeitarchiv in Rechenzentren von DMI. „Wir setzen die Lösung von DMI für unsere jährlich rund 7.000 stationären Fälle ein, zusätzlich für Teile der Ambulanz – darunter die BG-Fälle und die ambulanten Operatio- nen“, erläutert der Krankenhausdirektor. Der konkrete Workflow Früher wurden Papierakten auf Station erfasst und gingen dann ins Archiv, wo sie in Hängeregistern abgelegt und registriert wurden, beschreibt Högerl. Er kam vor einigen Jahren nach Wörth und verantwortet die Prozesse im Kontext der Verwaltung. „Es handelte sich um sehr viel Papier; die Suche war äußerst aufwändig, und es stellte sich oft die Frage nach der Vollständigkeit – auch wegen der Nebenarchive.“ 36 37

Eklatant waren Aufwand und Risiken unter anderem bei Rechnungsstellung und MD-Prüfbearbeitung. So galt es, 40 bis 70 Akten pro Begehung vorzubereiten und bereitzustellen, skizziert der stellvertretende Verwaltungsleiter. Diese Akten gingen zusammen mit dem Prüfauftrag an den jeweiligen Arzt und danach wieder ins Archiv. „Diesen extrem aufwändigen Prozess hatten wir in manchen Monaten mit vier Prüfungen zu durchlaufen.“ Heute entsteht die Dokumentation elektro- nisch und auf Papier. Nur noch zwei Mitar- beitende kümmern sich um die Schnittstelle zwischen Klinik und Servicestelle. Nach Entlassung des bzw. der Patient*in wird die Akte auf Station vervollständigt und wandert danach an die Pforte; dort wird sie in AVP registriert. In einer verplombten Box wird die Akte in die Servicestelle transportiert, wo sie gescannt wird. Die automatisierte Dokumen- tentyperkennung unterstützt die Zuordnung zu einem Zehner-Register. „Die Qualität der Digitalisate passt“, so Högerls Urteil. Der Aufruf der digitalisierten Akten geschieht aus dem KIS heraus über AVP. Die Übertragung der verschlüsselten Daten zur Langzeitarchivierung in den Rechenzen- tren von DMI läuft über SFTP. Ein Berechti- gungskonzept regelt die Zugriffe, die auch für Belegärzte möglich sind. Stark limitiertes Ausdrucken ist Teil des Rechtekonzepts. Die Lösung läuft reibungslos; wir hören von keinen Reklamationen etwa zu Fehlern im Prozess oder zur Stabilität. Die IT-Abteilung mit ihren Mitarbeitenden muss sich ebenso wenig mit dem System befassen – es funktioniert technisch sehr gut. Wir sind glücklich mit dieser Lösung!“ GERHARD HÖGERL Stellvertretender Verwaltungsleiter Enorme Vorteile bei Kodierung und Prüffallbearbeitung Magdalena Ederer, früher als Kranken- schwester in Wörth tätig, arbeitet inzwischen nach der Ausbildung zur Kauffrau im Ge- sundheitswesen als Sachbearbeiterin in der Patientenabrechnung. Sie erlebte in der Abrechnung, Kodierung und MD-Bearbeitung „gerade noch“ die Umstellung von Papier auf konsolidierte digitale Akten: „Der Unter- schied bei Aufwand und Risiken ist wirklich immens. Das beschwerliche manuelle Zusammenstellen, das Selektieren und die Suche nach fehlenden Unterlagen fällt weg! Unsere Aufgaben lassen sich deutlich schneller und bequemer erledigen, etwa bei der Prüffallbearbeitung.“ 38 39 ZIELE ERREICHT: Mit der digitalen konsolidierten Patientenakte und der Software AVP optimiert die Kreisklinik Wörth an der Donau Effizienz, Qualität und Geschwindigkeit der Prozesse sowie die Patientensicherheit.

zentrale Herausforderung, haben wir uns inzwischen gewöhnt“. Ziele erreicht Heute werden auch Verwaltungsunterlagen – darunter Aufklärungsbögen, Behandlungs- verträge, Unterlagen zum MD und zum Rechtsverkehr, Sozialdienst-Dokumentatio- nen und Reha-Anträge – ins System von DMI eingespeist. Diese Dokumente werden den Patient*innen zugeordnet und zentralisiert archiviert – anstelle der Verwahrung in Papier-Nebenarchiven. Die Zugriffsrechte, so Högerl, sind in stringenter Form gelöst. Die richtigen Informationen zum bzw. zur richtigen Patient*in am richtigen Ort – diesen Fortschritt im Kontext von Qualität und Patientensicherheit dank der DMI Lösung hebt Högerl hervor. Bezüglich der Effizienz und Beschleunigung sind die Projektziele ebenfalls erreicht, fügt Rederer hinzu. Dank der erheblichen Mehrwerte ist die Akzeptanz im Haus seit Beginn des Projekts sehr hoch. „Im Hinblick auf Informationssicherheit und B3S sehen wir uns dank des DMI Langzeitar- chivs ebenfalls in einer sehr guten Position. Es ermöglicht uns insbesondere die Auf- rechterhaltung des Betriebs auch bei Gefah- renfällen und die Sicherstellung von Compli- ance-Vorgaben für die Langzeitarchivierung“, betont Högerl. Rederer blickt auf den Verlauf des Projekts zurück: „Alles ist positiv verlaufen. Wären die Ressourcen dafür verfügbar gewesen, hätte ich das Projekt schon früher umgesetzt. Für 2022 planen wir den Einbezug der Ambu- lanz-Sprechstunden; hierbei geht es um jährlich 20.000 Fälle.“ Im Kontext von Kodierung und Rechnungsstellung hat AVP sehr viele Vorteile. Alle Informationen und Patientendaten sind an einem digita- len Fundort gesammelt; jede Kodier- kraft hat Zugriff. Es ist ja sehr wichtig, dass die Kodierung von Anfang an korrekt und vollständig ist, da wir zu einer einmaligen Rechnungsstellung verpflichtet sind. Dank der DMI Lösung mit AVP stellen wir dies sicher.“ MAGDALENA EDERER Sachbearbeiterin Patientenabrechnung 40 41

ARCHIVAR 4.0 – DIE LEISTUNGEN VON DMI • Start 1992 mit der Reorganisation des physischen Archivs mit dem Einsatz der Software AVP • Beratung und Konzept rund um heutige Anforde rungen an Patientenakten • Seit 2018 Digitalisierung von Papierakten in der Service- stelle • Integration elektronisch generierter Patienten unterlagen in konsolidierte digitale Gesamtakte • Zurverfügungstellung für informationsbasierte Prozesse • Langzeitarchivierung für ehemals papierbasierte und für elektronisch erstellte Dokumentation • AVP8 für das Archivmanagement sowie für Zusatz- leistungen SCHLÜSSELVORTEILE DER LÖSUNG • Vollständige digitalisierte konsolidierte Akten an einem einzigen „Fundort“ • Orts- und zeitunabhängiger, bequemer Zugriff für beliebig viele Nutzer*innen • Minimierung von Aufwand und Risiken, Beschleunigung von Prozessen, Maximierung der Qualität und Sicherheit • Einsatzbeispiele Kodierung, MD-Prüffallbearbeitung, elektronische Kommunikation mit dem MD • Erfüllung von Compliance-Vorgaben aus standes- rechtlicher Sicht • Unterstützung von Informationssicherheit und Business Continuity gemäß B3S 42 43

tern DMI und NEXUS / MARABU. Als Pilot- häuser wurden für 2019 Seligenstadt, Langen und Bad König festgelegt. Die Piloten Die Vereinheitlichung der Registerstruktur und der Einsatz der Klinischen Dokumenten- klassenliste (KDL), insbesondere für die Weiterverwendung der Dokumente in nach- gelagerten Prozessen im Kontext von MD, elektronische Patientenakte (ePa) und kommender Ausbau e-health Anbindungen, zählten dabei zu den herausragenden Aufgaben. „Wir haben hierzu auch in einzel- nen Abteilungen die genutzten Dokumentty- pen recherchiert und mit dem Engagement klinischer Leitungen Musterordner generiert“, erinnert sich Jana Humrich. Sie war am Projekt in Burglengenfeld und Oberviechtach beteiligt und ist heute Klinikmanagerin an der Asklepios Klinik im Städtedreieck/ Burglengenfeld und Oberviechtach. „Die Kompetenz von DMI und NEXUS / MARABU war hier äußerst hilfreich“, urteilt Prokop. „Die Bedeutung dieser Vereinheitli- chung lag für viele Häuser nicht auf der Hand; viele haben diese Aktivität dann zum Aufräumen ihrer Formulare genutzt, was die Grundlage für wichtige Effizienzpotenziale schafft“, kommentiert Humrich. sich ein solches Projekt schnell und effizient in rund 50 Kliniken einer Krankenhausgruppe realisieren? „Am Anfang nimmt man sich relativ viel Zeit für die Entwicklung eines Konzepts, eines Modells, einer Schablone“, so Prokop. Diese Ansätze – inklusive Feinkon- zept, Berechtigungskonzept, Datenschutz und Identifizierung der verschiedenen Bedürfnisse – validiert man in Gesprächen mit zahlreichen Ansprechpartner*innen aus den Pilotkliniken sowie den Dienstleister*in- nen. Auf Basis des Blueprints, der Blaupause, führt man die Lösung in den ausgewählten Pilothäusern ein. Dabei lässt sich das Konzept noch verfeinern, an der einen oder anderen Stellschraube noch drehen. In der Pilotphase erstellt man auch eine zielgerich- tete Checkliste, die später im Roll-out zum Einsatz kommt. Diese Herangehensweise ist plausibel für Anwendungen, die in vielen Häusern – min- destens zehn oder fünfzehn – realisiert werden sollen“, erklärt der Teamleiter. „Allein für die Pilotierung benötigt man zwei bis drei Einrichtungen. Für den Roll-out reduziert sich sowohl Aufwand als auch Projektdauer auf ca. 40 bis 50 Prozent.“ Das Konzernprojekt „digitales Archiv“ „Inklusive der Vorbereitungen hat die Pilot- phase ungefähr ein Dreivierteljahr erfordert“, so Prokop zum Projekt des digitalen Archivs. Dank Anwendung der Blueprint-Methode reduziert sich der Zeitaufwand für den folgenden Roll-out auf die anderen Häuser deutlich. Die Vorarbeiten liefen 2018 mit der Konzern-Projektgruppe und den Dienstleis- 44 45

dem Servicezentrum von DMI geschieht über eine Schnittstelle zum Server in Hamburg. PEGASOS stellt die Akten für die Nutzung im Betrieb zur Verfügung. Alle digitalen Akten werden zentral revisionssicher im Kon- zern-Rechenzentrum in Hamburg vorgehal- ten. Lösung läuft robust – Akzeptanz ist hoch Die Papierakten werden zeitnah gescannt, lobt Humrich – was Vertrauen bei den Anwen- der*innen in den verschiedenen Klinikabtei- lungen schafft. „Die Qualität ist sehr hoch, und die Ziele hinsichtlich des Einsatzes werden erreicht – etwa im Kontext der MD-Prüffallbearbeitung.“ In den Pilothäusern hatte man bereits mit DMI und PEGASOS gearbeitet und die Vorteile der Lösung erkannt. Asklepios-weit geht es bei der Lösung um einen Umstellungsprozess, der Zeit erfordert, betont die Klinikmanagerin. „Inzwischen ist dank der klaren Nutzenvortei- le die Akzeptanz bei allen beteiligten Gruppen hoch.“ Change Management: die Menschen mitnehmen „Die Zusammenarbeit zwischen den Ak- teur*innen in den Häusern und mit den Dienstleistern ist extrem gut gelaufen“, urteilt die Klinikmanagerin. „Man muss die Men- schen mitnehmen; die persönlichen Projekt- gespräche und Kick-offs sowie die Vor-Ort-Schulungen waren dabei sehr hilf- reich. So lassen sich auf dem Weg zum papierarmen Krankenhaus Digitalisierungs- projekte mit ihren enormen Nutzenvorteilen realisieren, die tatsächlich gelebt werden.“ Und Prokop betont: „Eine verlässliche, verant- wortungsorientierte Klinik- und IT-Projektlei- tung sowie Dienstleister-Engagement sind essenziell für den Erfolg.“ Und der Teamleiter nennt Perspektiven: „Die Vollständigkeit der Daten, das MD-Fallma- nagement mit der konkreten Herausforderung „elektronische-Vorgangsübermittlungs-Ver- einbarung“ (eVV) sowie die ePA sind unsere derzeitigen Schritte im Ausbau der digitalen Akte für dieses Jahr“. Michael Reiter • JANA HUMRICH Geschäftsführerin, Asklepios Klinik im Städtedreieck/ Burglengenfeld und Oberviechtach 46 47

ÜBER ASKLEPIOS Rund 150 medizinische Einrichtungen in 14 Bundesländern und mehr als zwei Millionen behandelte Patient*innen jährlich ma- chen Asklepios zu einem der führenden Krankenhausbetreiber in Deutschland. In diesem Beitrag stehen die Holding sowie die Häu- ser in Burglengenfeld und Langen-Seligenstadt im Vordergrund. „Auf dieser Grundlage haben wir einen Musterordner angelegt, der bei DMI zum ‚Lernen‘ der Strukturen diente“, erklärt Gabriele Rupprecht, Verwaltungsmitarbeite- rin im Archiv. Von jeder Abteilung wurden Musterakten in Versandboxen gepackt. Diese wurden zur Digitalisierung ins DMI Service- zentrum nach Leisnig geschickt. Im nächsten Schritt meldete DMI fragliche Zuordnungen; in Langen-Seligenstadt wurden die Zuord- nungen geprüft, Anpassungen erfolgten. „Dieser Prozess wurde wiederholt, bis das Ergebnis sehr gut passte“, erläutert die Archi- varin. Der Initialaufwand erforderte rund sieben Monate – inklusive Beschaffung von PCs und Scannern für das Einbuchen der Akten, Schulungen und Abstimmungen. Akte ins Archiv; dort wird sie überblicksmäßig geprüft, für den Versand vorbereitet und in verplombten Versandboxen nach Leisnig verschickt“, berichtet Rupprecht. Alle Be- standsakten sind inzwischen digitalisiert. Die Digitalisate werden in das Asklepios-Rechen- zentrum in Hamburg übermittelt, von wo aus sie konzernweit verfügbar gemacht werden. „Wir müssen nicht mehr sortieren – nur grob im Archiv auf Korrektheit und Vollzähligkeit prüfen“, betont die Archivarin. „Während vorher jede Akte nach dem Hausregister sortiert werden musste, ordnet die automati- sierte Belegerkennung durch DMI den Doku- mententyp laut Klinischer Dokumentenklas- senliste (KDL) als Masterliste richtig zu.“ Die Umsetzung Ziele sind erreicht Nach der Findungsphase und dem Übergang von der Software AVP zu PEGASOS begann der Regelbetrieb. „Heutzutage kommt die Rupprecht freut sich aus Archivsicht über das Ende des aufwändigen Sortierens und der „Turnschuhlogistik“ beim Suchen nach 48 49

BLUEPRINT-METHODE FÜR DEN KONZERN • Realisierung des digitalen Archivs – schnell und effizient über rund 50 Kliniken der Krankenhausgruppe • Pilothäuser werden identifiziert • Am Anfang steht die Erarbeitung einer Schablone inklusive Feinkonzept, Berechtigungskonzept, Datenschutz und Identifizierung der unterschiedlichen Nutzerbedürfnisse • Validierung in Gesprächen mit Ansprechpartner*innen aus den Pilotkliniken und den Dienstleistern • Einführung der Lösung auf Basis dieser Blaupause in den Pilothäusern, ggf. mit Optimierung des Konzepts • Sicherer, rascher Roll-out auf Basis der Erfahrungen in den Piloten DIGITALES ARCHIV: UMFANG DER DIENSTLEISTUNG • Digitale konsolidierte Patientenakte als Herzstück von Betrieb und Digitalstrategie • Digitalisierung von Papierakten im DMI Servicezentrum in Leisnig bzw. in Servicestellen vor Ort • Automatisierte Anreicherung der Digitalisate durch Metainformationen, etwa zu Dokumententypen, zur Ermöglichung von Prozessmehrwerten • Verfügbarmachung durch das Dokumentenmanagement- system Pegasos von NEXUS / MARABU • Einsatz des Kommunikationsservers Cloverleaf® für die Kommunikation der Systeme untereinander • Unterstützung bei der Erfüllung von Kernanforderungen wie technische Kommunikationsfähigkeit, Prozessopti- mierung und Wissensgenerierung durch die digitale konsolidierte Akte 50 51

ÜBER ITEBO • IT-Beratungs- und Systemhaus • Gesellschafter: Stadt Braunschweig, GbR der Kommunen der Landkreise Osnabrück, Emsland und Grafschaft Bentheim, Stadt Osnabrück, Landkreis Osnabrück, Landkreis Grafschaft Bentheim, Landkreis Emsland, Bistum Osnabrück • Schwerpunkt: IT-Dienstleistungen und Services für Kommunale Verwaltungen • Gegründet: 2000 • Sitz: Osnabrück, Niederlassungen in Braunschweig und Osnabrück • Mitarbeitende: 240 • Jahresumsatz: 36 Mio. Euro Ein Hindernis auf dem Weg zu verstärkten digitalen Organisationsformen in öffentli- chen Einrichtungen ist die mangelnde Verfügbarkeit von Daten, die sich zwar im Bestand der jeweiligen Verwaltung befinden, aber dort in papiergebundener Form im analogen (Keller-)Archiv ihr Dasein fristen. Notwendige Rückgriffe auf diese Be- standsakten verzögern nicht nur Bearbei- tungsprozesse, sondern verhindern auch moderne Workflow-Konzepte wie zum Beispiel den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente von Sachbearbeitern*innen, deren Arbeitsplätze sich nicht am unmittel- baren Standort der Akten befinden. In einer Zeit, in der das Homeoffice auch für Mitar- beitende in den kommunalen Verwaltungen immer häufiger zur Realität geworden ist, gilt es, diese Hürde nachhaltig zu überwinden. Die Lösung dafür besteht aus zwei Kompo- nenten. Es bedarf einer Hard- und Software Infrastruktur, die ein solches Workflowdesign ermöglicht, und es bedarf der Digitalisierung des Aktenbestands, um so die situative Verfügbarkeit von benötigten Informationen und Dokumenten zu gewährleisten. 52 53

Von Beginn an ein Erfolg Vom Startschuss im Juli 2020 betrug die Laufzeit des Ausschreibungsprojekts ein knappes halbes Jahr, bis am 21. Dezember der Zuschlag an DMI erteilt werden und noch im alten Jahr die Vertragsunterzeichnung erfolgen konnte. Dem Leistungsbeginn der gemeinsamen Aktivitäten von DMI und ITEBO gleich zu Anfang des Jahrs 2021 stand somit nichts mehr im Weg. Die Realisierung von Kundenprojekten konnte beginnen. Ur- sprünglich befürchteten Projekthemmnissen aufgrund von geltenden Corona-Bestimmun- gen, die zum Beispiel notwendige Aktensich- tungen für die Planungen einer Zeitschiene und der Entwicklung des Scankonzepts als Vorort-Termine unmöglich machten, konnte man sehr schnell und ohne Reibungsverluste durch Online-Formate begegnen. Die Beauftragungen für das Scannen von Akten sowie deren Bereitstellung bezie- hungsweise Integration in die digitalen Dokumentenmanagementsysteme erstreck- ten sich dabei auf alle Bereiche des behördli- chen Schriftguts – vor allem vermehrt auf Personalakten sowie Bauakten, Steuerakten, Grundstücksakten, Gesundheitsakten. u. v. m. Welcher Verwaltungsbereich auch immer seine papierbasierten Akten in digitale Dokumente konvertieren mochte, fand in diesem Projekt die Lösung. Bei der Unterschiedlichkeit des zu behandelnden Schriftguts bildete der zwischen ITEBO und DMI bestehende Rahmenvertrag für jedes Projekt eine gute Grundlage und gab rechtli- che Handlungssicherheit sowie fachliche Orientierung für zu lösende Fragestellungen. Infolge des durch die ITEBO GmbH durchge- führten Vergabeverfahrens eröffnet sich für kommunale Auftraggeber als ITEBO-Gesell- schafter die direkte Beauftragung im Rah- men eines Inhousegeschäfts, wodurch sie ihren Einstieg in die Digitalisierung starten können. Der spürbare Digitalisierungsdruck sowie die mannigfaltige Nachfrage der öffentlichen Auftraggeber veranlasste die Handelnden von ITEBO und DMI bereits nach dem erfolgrei- chen Abschluss der ersten Scanprojekte, über eine Steigerung der Scankapazitäten nachzudenken. „An dieser Stelle kam uns die Flexibilität von DMI sehr entgegen“, betont Dr. Lütke Glanemann. Axel Riemer, der aufseiten von DMI dieses Geschäftsfeld verantwortet, sieht diese Flexibilität als wichtige Fähigkeit eines Dienstleisters, sich den veränderten Gegebenheiten anzupassen. „Wir haben mittlerweile einen monatlichen Produkti- onsslot von 1 Million Belege eingerichtet, sodass wir auch gut auf spontane und kurzfristige Bedarfe der Endkunden eingehen können.“ Als Träger des Klinikums Braunschweig hatte die Stadt Braunschweig bereits länger zurückliegend DMI als Archivierungsdienst- leister mit dem Scannen von Patientenakten beauftragt. Bei der Beauftragung von ITEBO und DMI mit einem Belegvolumen im deutlich siebenstelligen Bereich von Akten aus dem städtischen Verwaltungsbereich, wusste man aus einer früheren Auftragsbeziehung, wer den Scanauftrag durchführen würde. Viele Krankenhäuser befinden sich in kom- munaler Trägerschaft und auch dort werden die Möglichkeiten der digitalen Verwaltung immer besser erkannt. Gemeinsam beim Kunden gemeinsam für die Kunden Wenn bei Interessenten besonderer Bera- tungs- und Abstimmungsbedarf besteht, hat sich der Schulterschluss zwischen ITEBO und DMI bereits gut bewährt. Beim gemeinsamen Termin vor Ort werden mögliche Besonderhei- ten geklärt und Fragen zur Umsetzung und Anwendung besprochen. In der Regel über- nimmt ITEBO die Einbindung der digitalisier- ten Akten in das jeweilige DMS der Kunden; die Schnittstellen sind definiert und der reibungslose Import ist gewährleistet. Da die Rahmenbindungen und damit auch die kaufmännische Seite vertraglich fixiert sind, besteht für alle Beteiligten von Anfang an ein Höchstmaß an Transparenz. 54 55

SCHLÜSSELVORTEILE • Die Digitalisierung von Bestandsakten ermöglicht die situative Verfügbarkeit benötigter Akten • Abkehr von analoger Archivierung ermöglicht digitales Workflowdesign • Ortsunabhängiger Aktenzugriff erlaubt ortsunabhängige Sachbearbeitung • Interne Auftragsvergabe auf Basis von Inhousegeschäf- ten ermöglicht den ITEBO-Partnern zeitnahe Nutzer- erweiterung • Die Umsetzung durch zertifizierte Dienstleister garan- tiert den Einsatz modernster Technologien auf höchstem Qualitätsniveau KERNELEMENTE DER LÖSUNG • Digitalisierung unterschiedlicher Archivbestände Steuerakten, Bauakten, Grundstücksakten, Baugenehmigungsakten, Personalakten, Landwirtschaftliche Genehmigungsakten (Kleinkläranlagen, Biogasanlagen, Bodenschutz und -abbau, u. v. a. • Bereitstellung der Digitalisate zum Import in unterschiedliche DMS • Bedarfsorientierte Beratung der Endanwender*innen • Abstimmungen zu allen Einzelprojekten • Transparenz durch regelmäßiges Reporting zum Umsetzungsfortschritt 56 57

NEUKUNDENMOSAIK 58 59

ANJA KÖHN Assistentin der Regionalgeschäftsführung St. Joseph-Krankenhaus Dessau Welche Bedeutung haben für Sie Interoperabilität und Anbieterunab- hängigkeit digitaler Patientenakten sowie Datensouveränität? Neben der Verbesserung der Informations- und IT-Infrastruktursicherheit gilt es auch, im Falle eines Ausfalls der IT-Systeme, die Behandlung der Patient*innen sicherzu- stellen. Gerade im Hinblick auf den enorm wachsenden Digitalisierungsgrad der Kran- kenhausprozesse, werden papiergestützte Notfallverfahren immer mehr an Bedeutung verlieren. Welche Erwartungen für konkrete Prozessverbesserungen verbinden Sie mit dieser Lösung? Übergeordnetes Ziel ist die Erhöhung des Reifegrads der digitalen Pflege- und Behand- lungsdokumentation über alle Abteilungen hinweg sowie die Erreichung eines einheitli- chen Mindeststandards. Im Rahmen des psychiatrischen Schwerpunkts wird die rechtskonforme Dokumentation von Antrags- formularen und Gerichtsbeschlüssen (Be- treuung, Unterbringung, Fixierung, Zwangs- medikation, Aufklärung, Dokumentation und Berichtswesen über Behandlung und Zwangsmaßnahmen) hinterlegt. Dadurch wird das Personal hinsichtlich des administ- rativen Aufwands entlastet, sodass mehr Zeit für die Patient*innen bleibt, der Behand- lungsprozess optimal gestaltet werden kann und die Versorgungsqualität durch Verfüg- barkeit aller relevanten Patienteninformatio- nen erhöht wird. 60 61 Fotos links: Krankenhaus Maria Hilf GmbH; rechts: Porträt Martin Mascheski; Gebäude Wolf-Erik Widdel

BJÖRN SCHWARZ Leiter Zentraler Dienst IT und Digitalisierung DGD-Krankenhaus Sachsenhausen Welche generellen Ziele verknüpfen Sie mit der neuen Lösung / mit DMI? Es ist für uns entscheidend, die in der fortschreitenden Digitalisierung entstehen- den Lücken in der rein digitalen Dokumenta- tion durch ein flexibles Verfahren zu schlie- ßen, um unser revisionssicheres medizinisches Archiv von Beginn an vollum- fänglich nutzen zu können. Das parallele Vorhalten digitaler und analoger Datenbe- stände möchten wir durch den Einsatz der Lösung vermeiden. Welche Rolle spielt die Lösung mit der digitalen (konsolidierten) Akte im Rahmen Ihrer digitalen Zukunfts- strategie? Die Lösung erlaubt es uns, den Digitalisie- rungsgrad unserer Häuser schrittweise anzugleichen. Wir können sicher sein, dass unabhängig vom Stand einzelner Prozesse in der Dokumentation am Ende des Tages eine vollständige digitale Akte zur Verfügung steht – somit haben wir eine solide Basis für den weiteren Ausbau unserer Prozesse. 62 63 Fotos links: St. Johannisstift Paderborn; rechts: DGD-Krankenhaus Sachsenhausen

tarke Lösungen – tion und Verwaltungsdokumente um den MD mit konsolidierten digitalen Patientenakten zu versorgen, stellt die Indexierung der Pa- tientenakten auf Basis der Klinischen Dokumentenklassen-Liste (KDL) um und erweitert die Zusammenarbeit um die IHE®-konforme Dokumentenbindung +++ tleistung durch DMI um die Digitalisierung von Patientenakten der forensischen Toxikologie +++ St. m digitalisieren und realisiert somit die konsolidierte Akte aus elektronischen und auf Papier erstellten Dokumenten +++ Evangelisches Krankenhaus Bergisch Gladbach erweitert die Zusammenarbeit um die Digitalisierung ambulanter Patientenakten +++ St. Bernhard-Hospital Brake beauftragt DMI wie mit der Übernahme der originär elektronisch erzeugten Dokumente (eDPaaS) +++ DMI übernimmt die enhaus Maria Hilf GmbH in Daun startet mit DMI ein vollumfängliches Archivar 4.0-Projekt inkl. Aktendi- ummelsberg in Schwarzenbruck entscheidet sich für die Einrichtung der AVP ArchiveLink SAP-Schnittstelle +++ Arberlandklinik Zwiesel hat sich für die Digitalisierung der Bestandsakten aus dem Personalwesen entschieden – mit fortlaufendem dezentralem Scannen in AVP8 +++ Krankenhaus St. Barbara Schwandorf und Krankenhaus Barmherzige Brüder München führen die AVP8-Prozesse für die Anbindung an das LE-Portal und die Orbis-Schnittstelle für die Übernahme elektronisch erzeugter Doku- mentation ein +++ Krankenhaus Barmherzige Brüder Regensburg mit dem Standort Paul Gerhardt Haus erweitert die Zusammenarbeit um die Einführung der AVP8-Prozesse im Rahmen der Anbindung an das LE-Portal und die AVP ArchiveLink SAP-Schnittstelle +++ Krankenhaus St. Vincentius Heidelberg erweitert die bestehenden Leistungen um die Einführung der automatisierten Belegindexierung, VP8 mit Anbindung an das LE-Portal +++ Krankenhaus Neuwittelsbach und Maria-Theresia-Klinik München entscheiden sich für DMI zur Digitalisierung der Patientendokumentation in einer Servicestelle vor Ort +++ Benedictus Krankenhaus Feldafing, Artemed Kliniken Freiburg mit dem St. Josefskran- eitarchivierung stationärer und ambulanter Patientendokumentation im Zusammenspiel mit AVP8 sowie hen und Artemed Klinikum München Süd erweitern die Zusammenarbeit um die Anbindung an die durch DMI umente im Privatliquidations-Prozess +++ Klinikum Magdeburg entscheidet sich für die Digitalisierung tientenakten über DMI digitalisieren +++ Universitätsklinikum Aachen lässt die Personalakten durch DMI digitalisieren +++ Katholische Kliniken Ruhrhalbinsel, St. Josef-Krankenhaus Kupferdreh beauftragen DMI mit der Digitalisierung der Patientenakten +++ Warnow-Klinik Bützow beauftragt die enakten sowie die automatisierte KDL-Indexierung und die Langzeitarchivierung originär elektronisch erzeugter Bilddokumentation +++ DRK Krankenhäuser Chemnitz-Rabenstein und Lichtenstein beauftragen die Digitalisierung und revisionssichere Langzeitarchivierung von Patientenakten sowie die endokumentation in einer Servicestelle und erweitert das bestehende Projekt um die Standorte Salzwedel und Gardelegen +++ Für den Kreis Mettmann übernimmt DMI die Digitalisierung der Schwerbehindertenakten +++ DMI setzt mehrere Digitalisierungsaufträge für Behörden des Landkreises Osna- brück, des Kreises Emsland sowie für die Städte Celle, Goslar, Bad Essen um +++ Marienhaus Klinikum Hetzelstift Neustadt/Weinstraße setzt ein Digitalisierungs- und SaaS-Projekt mit DMI um +++ Mit Stadtroda und Bad Oldesloe stellen weitere Asklepios-Kliniken die Weichen für den Digitalen Wandel +++ Städtisches Krankenhaus Heinsberg beauftragt Leistungserweiterung um Prozessunter- stützung im Bereich MD-Management aus dem AVP8 sowie Leistungen zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Vorgaben +++ Städtische Kliniken Mönchengladbach entscheiden sich für die Digitalisierung UTIONS | MEIERHOFER | NEXUS | NEXUS / MARABU | OPTIMAL SYSTEMS | TELEKOM | THE I-ENGINEERS AG | VISUS 64 65 Foto: Khakimulin Aleksandr/shutterstock.com

In Präsenz, hybrid oder virtuell: Bitte beachten Sie: Die Corona-Pandemie nimmt nach wie vor Einfluss auf Veranstaltungen. Formate, Datumsangaben und Orte können sich ändern. Hier treffen Sie uns: 12.–13. MAI 2022 DVMD Fachtagung, Leipzig (50 Jahre DVMD) 18.–19. MAI 2022 Kongress Krankenhausführung, Bad Kreuznach 7.–8. JULI 2022 KH Controllertag DVKC, Köln 21.–22. SEPTEMBER 2022 KH-IT-Herbsttagung 27.–29. SEPTEMBER 2022 DGFM Herbstsymposium, Frankfurt 14.–17. NOVEMBER 2022 Medica und Deutscher Krankenhaustag, Düsseldorf Weitere Veranstaltungstermine finden Sie auf www.dmi.de/veranstaltungen 66 67 Foto: r-classen/shutterstock.com