INHALT 6 Informationssicherheit Innerhalb und außerhalb von KRITIS: So erfüllen Krankenhäuser ihre Vorgaben zu IT-Compliance 10 16 Interview Markus Holzbrecher-Morys, DKG: IT-Sicherheit – klares Muss für alle Krankenhäuser Klinikum Saarbrücken: Digitales Langzeitarchiv sichert Business Continuity 24 Infrastrukturdienste: Der sicheren Cloud gehört die Zukunft – Vorteile für Kunden und Partner 60 Special: HEALTH DATA OFFICE Patientendaten bilden das Herzstück einer tragfähigen Digitalstrategie HEALTH LT DATA DATA OFFICE OFFIC

INFORMATIONSSICHERHEIT Innerhalb und außerhalb von KRITIS: So erfüllen Krankenhäuser ihre Vorgaben zur IT-Compliance

Ohne Sicherheit ist alles nichts Wie Krankenhäuser ihren Betrieb auch in Ausnahmesituationen gewährleisten müssen – und können Waren die – ohnehin unter hohem Kosten- druck stehenden – Krankenhäuser bislang bei diesem Kardinalthema in Bezug auf die Finanzierung alleingelassen, so schafft das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) nun endlich einen Rahmen für die Finanzierung. Auf den folgenden Seiten lesen Sie die Zusammenfassung eines Experten der DKG und einen Anwenderbericht, der beschreibt, wie Krankenhäuser im Rahmen einer IHE-Ar- chitektur ihren Zugriff auf Patientendaten auch in Ausnahmesituationen sicherstellen. Immer wieder werden sie zum Ziel von Cyberangriffen: Krankenhäuser jeder Größe im In- und Ausland. Auch in der Corona-Kri- se verschonten die Kriminellen die Leis- tungserbringer nicht. Im Visier haben die Hacker Patientenakten und die IT-Systeme, die für die Aufrechterhaltung des Betriebs maßgebend sind. Mit Rahmenvorgaben wie dem IT-Sicher- heitsgesetz, der BSI-Kritisverordnung und der DSGVO erhöhte der Gesetzgeber den Druck im Zusammenhang mit der Sicherheit von IT und personenbezogenen Daten. So sind heute Krankenhäuser mit mehr als 30.000 Behandlungsfällen jährlich verpflich- tet, die KRITIS-Maßgaben zu erfüllen; die innerhalb der Branche entwickelten Sicher- heitsstandards (B3S) bieten ihnen den Rahmen hierfür. Das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) schafft nun eine neue Situation für die Krankenhäuser, die nicht unter KRITIS-Vor- gaben fallen. Es verpflichtet auch sie, ab 1. Januar 2022 Maßnahmen zur Gewährleis- tung der IT-Sicherheit umzusetzen. Diese Häuser haben zwar keine Melde- oder Nachweisverpflichtung, aber sie müssen geeignete Instrumente zur Verbesserung der IT-Sicherheit einrichten. Die Deutsche Krankenhausgesellschaft (DKG) arbeitet zurzeit an einem Sicherheitsstandard, der diesen Häusern eine maßgebende Orientie- rung geben soll.

IT-Sicherheit: klares Muss für alle Krankenhäuser Anforderungen gelten künftig auch für Nicht-KRITIS-Häuser Unsere moderne Gesellschaft ist heute mehr als jemals zuvor von technischen Systemen abhängig. Auch in Krankenhäu- sern geht nichts mehr, wenn die IT stillsteht – wie immer wieder Fälle von Cyberangrif- fen deutlich machen. Der Schutz ihrer IT-Systeme und Daten ist daher eine vorran- gige Aufgabe für alle Krankenhäuser, unterstreicht Markus Holzbrecher-Morys. Als Geschäftsführer für IT, Datenaustausch und eHealth der Deutschen Krankenhaus- gesellschaft (DKG) befasst er sich seit langem intensiv mit diesem Themenbereich. ARCHIVAKTIV: Herr Holzbrecher-Morys, wie hat sich das Thema Informationssicher- heit entwickelt? MARKUS HOLZBRECHER-MORYS: Seit mehreren Jahren verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, die Verbesserung der Sicherheit in den „Kritischen Infrastrukturen“ (KRITIS) voranzubringen. KRITIS sind Organisati- onen mit großer Bedeutung für das staatliche Gemeinwesen, bei deren Ausfall oder Beeinträchti- gung nachhaltig wirkende Versorgungsengpässe, erhebli- che Störungen der öffentlichen Sicherheit oder andere drama- tische Folgen eintreten würden. Das Gesetz zur Erhöhung der Sicherheit informationstechnischer Systeme (IT-Sicherheitsgesetz), in Kraft getreten im Juli 2015, war ein maßgebender Schritt in dieser Entwicklung. Als zweite Säule folgte eine Verordnung, mit der Betreiber feststellen sollten, ob die von ihnen betriebe- nen Anlagen kritische Infrastrukturen sind und unter das IT-Sicherheitsgesetz fallen. Die Verordnung umfasste mit ihrem ersten „Korb“ die Sektoren Energie, Informations- technik und Telekommunikation sowie Wasser und Ernährung. Betroffene Einrich- tungen und Unternehmen sind verpflichtet, dem Bundesamt für Sicherheit in der Infor- mationstechnik (BSI) erhebliche Störungen ihrer informationstechnischen Systeme zu melden und die Einhaltung eines Mindest- standards an IT-Sicherheit nachzuweisen. Im Gegenzug erhalten sie Unterstützung durch das BSI, zum Beispiel durch zeitnahe Warn- hinweise bei Sicherheitslücken. Wie lauten die Vorgaben an die Krankenhäuser? HOLZBRECHER-MORYS: Am 30. Juni 2017 trat der zweite Korb der Verordnung in Kraft. „IT-Sicherheit ist Patientensi- cherheit. Die Verfügbarkeit und der Schutz der Patien- tendaten sind für die heutige medizinische Leistungs- erbringung unabdingbar. Ohne IT geht im moder- nen Krankenhaus nichts.“ MARKUS HOLZBRECHER-MORYS GESCHÄFTSFÜHRER FÜR IT, DATENAUS- TAUSCH UND EHEALTH DER DEUTSCHEN KRANKEN- HAUSGESELLSCHAFT (DKG)

INFORMATIONSSICHERHEIT B3S KRITIS SICHERHEITSGESETZ BSI BRANCHENS Branchenvertretern aufgrund der fehlenden branchenspezifi schen Ausrichtung als „nicht passend“ beurteilt. Stattdessen wurde gemeinsam mit Experten aus dem Branchen- arbeitskreis „Medizinische Versorgung“ im UP KRITIS ein Standard für die Zielgruppe der Krankenhäuser mit jährlich mehr als 30.000 Fällen, zum Beispiel Unikliniken und Maximalversorger, formuliert. Er bezieht die IT-Systeme ein, die in diesen Häusern eine relevante Rolle spielen – vom Krankenhaus- informationssystem (KIS) über Labor- und Radiologielösungen bis hin zu Spezialsoft- warelösungen, zum Beispiel im Bereich Therapiemonitoring. Anforderungen an den Datenschutz sind in diesem Standard aus Sicht der Informationssicherheit und der Compliance mitgedacht. Bitte geben Sie uns einen groben Überblick über den Branchensicher- heitsstandard. HOLZBRECHER-MORYS: Auf Basis einer branchenspezifi schen Gefährdungsanalyse enthält er 168 Anforderungen. Der B3S formuliert dabei allgemeine Anforderungen, etwa an die Umsetzung eines Informations- sicherheits-Managementsystems (ISMS) oder die Bestellung und organisatorische Eingliederung eines Informationssicher- heitsbeauftragten, und fordert ein Risikoma- nagement der für die vollstationäre Patien- tenversorgung wichtigen Prozesse und Systeme. Dabei geht der B3S teils sehr konkret auf Einzelmaßnahmen und spezifi - sche Systeme ein, wie etwa die Absicherung der Fernwartung. Eine wesentliche Heraus- forderung besteht darin, allgemeine Vorga- ben auf die Situation vor Ort herunterzubre- chen. Dies gilt auch für bauliche Maßnahmen, beispielsweise den Hochwas- serschutz, die Energieversorgung, Klima- technik, aber auch Aufzugssteuerungen, Schließsysteme und mehr. Die jeweils versorgungskritischen Prozesse müssen analysiert und die dabei verwende- ten Systeme bewertet werden; im detailliert beschriebenen Risikomanagementprozess sind sie dann zu berücksichtigen. Risiken für die sogenannte kritische Versorgungsdienst- leistung (kDL) – im Krankenhaus die vollsta- tionäre Versorgung – müssen soweit möglich reduziert oder vermieden werden. Das Risikomanagement bildet dabei immer auch eine Kosten-Nutzen-Bewertung ab, ähnlich wie bei der DIN EN 80001-1. Das ist der Kern des Dokuments. Ist der B3S bindend? HOLZBRECHER-MORYS: Kein Krankenhaus – auch nicht die kritischen Infrastrukturen – ist gezwungen, den B3S umzusetzen. Der B3S ist eine Option, die sich nutzen lässt, wenn man nicht bereits andere Maßnahmen zur Verbesserung der IT-Sicherheit umsetzt. Diejenigen Krankenhäuser, die schon geeig- nete eigene Standards umgesetzt haben, sind nicht gezwungen, bestehende Lösungen – ggf. mit hohen Kosten – zu ersetzen. Der Vorteil des B3S besteht jedoch darin, dass seine Eignung für die Umsetzung der nach BSI-Gesetz vorgeschriebenen Maßnah- men vom BSI festgestellt und der B3S als Branchenstandard abgenommen wurde. Setzt ein Krankenhaus den B3S um, muss die Eignung dieser Maßnahmen nicht mehr im Einzelnen nachgewiesen werden. Als Bran- chenstandard bildet der B3S die Maßnah- men ab, die ein Krankenhaus als Minimum leisten muss, um Sicherheit zu gewährleisten

Digitales Langzeitarchiv sichert Business Continuity Klinikum Saarbrücken profitiert von IHE-konformer Archivarchitektur Jochen Diener leitet die IT-Abteilung am Klinikum Saarbrü- cken. Mit seinem 15-köpfi gen Team unterstützt er im Tages- geschäft die rund 2.000 Mitarbeiter, die jährlich 28.000 stationäre und über 60.000 ambulante Patienten betreuen. Auch bei strategischen Ansätzen ist er gefordert. Mit der IHE-konformen Archivarchitektur (IHE = Initiative „Integrating the Healthcare Enterprise“) erreicht das Klinikum zugleich herausragende Ziele bei der Prozessoptimierung in der Routine ebenso wie bei der Unternehmensstrategie. „Die ersten Gedanken zum Umgang mit Patienteninformatio- nen haben wir uns 2010 gemacht“, erinnert sich der IT-Leiter. „Zwei Systeme oder eines? Mit dem Entscheiderfabrik- Projekt zur Homogenisierung von Bild- und Dokumentenmanagement entschieden wir uns 2011 für zwei unterschiedliche Systeme. Das Bildmanagement setzten wir 2013 entsprechend um. Der Konzeptgedanke der revisionssicheren externen Langzeitar- chivierung wurde auch für das Dokumentenmanagement übernommen; die externe Langzeitarchivierung wird gemein- sam mit DMI realisiert.“ Das Klinikum beteiligte sich 2016 an einem weiteren Entschei- derfabrik- Projekt mit einer IHE-konformen Langzeitarchi- vierung im Fokus. „Mit der Blaupause, die hieraus resul tierte, gingen wir in eine EU-weite Ausschreibung. Die überzeugendste Konzeptumsetzung stellten DMI und NEXUS / MARABU vor; sie erhielten den Zuschlag“, so Diener. Ein Paket hoher Anforderungen an die Lösung Wichtige Bestandteile der Ausschreibung waren Konzeption, Migration eines Altsystems und Implementierung eines einrichtungsweiten elektronischen Langzeitarchivs für papier- basierte und elektronische Dokumente. Hierzu kommen das Enterprise Content Managementsystem (ECM) PEGASOS von NEXUS / MARABU und die Scandienstleistung von DMI für die Akten zu stationären Fällen sowie die IHE-konforme Archivie- rung zum Einsatz. Diese sollte mit der Komponente „Software as a Service“ (SaaS) ausgestaltet werden.

Klinikum Saarbrücken: Die intelligente Archivierung von Patientenakten in einer IHE-Infrastruktur ermöglicht Informations- sicherheit, Kommunikationsfähigkeit, Prozess optimierung und Wissensmanagement Wirtschaftlichkeit und Strategieunterstützung „Ein weiteres Ziel war die Erhöhung der Wirtschaftlichkeit durch Speicher-Fixkosten vor Ort“, sagt der IT-Leiter. Patientendaten werden nur fünf Jahre lang „on premise“ gehalten, ältere Daten werden in archiv24 verdrängt. Etwaige Datenzuwächse, etwa durch vermehrten Dokumentationsaufwand, sind einkalkuliert. Die Auslagerung der Scandienstleistung und Archivierung inklusi- ve Revisionsdienste – Aspekte des Fokus auf Kernkompetenzen – beruhten auf der Unzufriedenheit mit einer Inhouse-Lösung, die die komplexen Anforderungen nicht erfüllte. Ein weiterer Baustein war laut Diener die Erfüllung IT-strategischer Ziele: Die IT-Abteilung sollte sich besser auf die klinischen Kernprozesse konzentrieren können. Outsourcing bot sich vor diesem Hintergrund zur Entlastung für die IT-Mitar- beiter an.

Die Phase I hat alle Ziele erreicht, erklärt der IT-Leiter – mit hoher Zufriedenheit bei den Beteiligten und großer Akzeptanz bei den Anwendern. „Etwas Besonderes an der SaaS-Komponente von DMI sind das Caching/Prefetching und Postfetching von Unterlagen aus dem Online-Archiv, passend zum Prozesszeitpunkt. Dieser tragfähige Ansatz hat bereits Interesse bei anderen Krankenhäusern geweckt.“ Phase II in Arbeit Inzwischen befindet sich das Projekt in Phase II: Mit der tiefen Anbindung des DMS an das KIS und weitere Subsysteme erfolgt die weitere Umsetzung des IHE-Konzepts. Eine Aufgabe ist hierbei die Übernahme elektronisch generierter Dokumente: „Wir gehen sukzessive alle Schnittstellen an, über die die Subsysteme Daten ans KIS i.s.h.med liefern“, erklärt der IT-Leiter. „Sie werden im Krankenhaus in das PEGASOS-System übertragen, IHE-konform aufbereitet, in archivierbare Formate konvertiert und an das DMI IHE-Archiv übergeben. Somit enthält dann das Langzeitarchiv Digitalisate ebenso wie elektronisch erstellte Dokumente.“ Dieses Projekt soll innerhalb 2020 in der Routine laufen. Vorteile zeigen sich im Routinebetrieb Filtern, Sortieren, Finden – „die Abteilung, die am meisten von dieser Lösung profitiert, war zumindest anfangs sicher das

Souveränität über Patientenakten, Sicherheit für den Zugriff auch im Notfall, Mehrwerte im Routine- betrieb: Jochen Diener, IT-Leiter im Klinikum Saarbrücken, ist sehr zufrieden mit der Lösung von DMI und der Zusammenar- beit mit den Projektpartnern. Auswertungsmöglichkeiten bieten. „Er enthält ein Notebook und einen LTE-Router; mehr ist nicht nötig, um mit starken Authen- tifizierungsmechanismen über VPN einen datenschutzkonformen SaaS-Zugriff auf das DMI Langzeitarchiv herzustellen, via Web-Browser und Web-Interface von PE- GASOS. Das ist wichtig: So rasch und einfach muss im Notfall der Zugriff sein.“ Realisier- bar ist er ebenso über Computer im Klinikum oder über vom Kliniknetzwerk getrennte, abgeschottete Rechner. So lässt sich die Patientenbehandlung auch im Notfall sicherstellen. – Der Zugang zu Bilddaten liegt auf einem anderen System. und mit Metadaten versehen, damit wir uns auf strategische Themen wie Wissensma- nagement vorbereiten. Auch hierzu bietet das SaaS-Konzept interessante Ansätze. So könnten Auswertungen auf den ausgelager- ten Daten durchgeführt werden, ohne die Daten herunterladen zu müssen“, so der IT-Leiter. Das geschäftliche und medizinische Wissensmanagement im Klinikum kann sich dann auch hier auf die Kernaufgaben der Auswertung konzentrieren und nicht auf die Datenvorhaltung. – Zur Vervollständigung denken die Verantwortlichen in Saarbrücken über Digitalisierung der Akten zu ambulan- ten Fällen nach. „Innovative Themen machen Spaß – auch im Kontext der Entscheiderfabrik“, betont Diener. „Durch dieses tolle Projekt werden wir endlich zum Herrn über unsere Daten; für unsere Business-Continuity-Strategie können viele klassische Maßnahmen entfal- len. Dies trägt auch zum ROI der Lösung bei. Ich schlafe jetzt ruhiger, was die Verfügbar- keit der Patientenakten anbelangt.“ Michael Reiter • Perspektiven Man muss sich öffnen als Leistungserbringer im Gesundheitsmarkt – für weitere Angebote im Rahmen einer Plattformstrategie, sagt Diener. „IHE-Konformität schafft hierfür die Voraussetzungen bezüglich der IT.“ Länder wie Österreich, Schweiz und USA haben gezeigt, dass dieser Ansatz tragfähig ist. „Wir hoffen, dass IHE sich auch in Deutschland durchsetzt – dies wird uns den Austausch mit Partnern im Gesundheitswesen deutlich erleichtern.“ Neben der Kommunikation über die Behand- lungskette hinweg liegt ein Zukunfts-Augen- merk der Saarbrücker auf diskreten Daten: „Wir wollen sie konsolidieren, strukturieren

Infrastrukturdienste – Der sicheren Cloud gehört die Zukunft Das Rückgrat für Datenhaltung, Applikationsbereitstellung, Datenübermittlung und mehr Mit diesem Angebot schafft DMI die Basis für die Umsetzung eines breiten Spektrums an Nutzungen. Es ist offen für Lösungen von Partnern und Drittanbietern und wendet sich an Gesundheitsversorger, die als Einzelhäu- ser mit ihren Abteilungen, als Einrichtungen mit mehreren Standorten und als Verbünde profitieren: In der DMI Private Cloud, also in zertifizierten DMI Rechenzentren in Deutschland, halten sie ihre konsolidierten Archive aus digitalisierten und elektronisch erzeugten Dokumenten vor und zeigen diese orts- und zeitunabhängig in einem Viewer an. Sie nutzen innerhalb ihrer informationsba- sierten Prozesse Applikationen, die aus dieser DSGVO-konformen Cloud heraus nutzbar sind und auch auf Archivdaten im DMI Rechenzentrum zugreifen können. Die revisionssichere Archivierung geschieht ebenfalls im Rechenzentrum.

ERLÖSMANA Prozesse im Erlösmanagement optimieren Ob MD-Prüffallbearbeitung oder Privatabrechnung: Digital macht schlank

Endlich digital: Aufwand bei der MD-Prüffallbearbeitung deutlich reduzieren DMI schafft direkte Anbindung an das LE-Portal des MD Argumentationsstützende Fallunterlagen aufwändig zusammenstellen und händisch an den MD übermitteln: So läuft die Prüffall- bearbeitung bislang in den meisten Kran- kenhäusern. Jetzt bietet sich eine deutlich bessere Option. Krankenhäuser, die ihre Papier-Patientenak- ten digitalisieren, profitierten durch diesen ersten Schritt von der Verringerung ihres manuellen Aufwands. Unterlagen, die den betreffenden Fall beim Medizinischen Dienst stützen sollten, ließen sich in digitaler Form effektiver identifizieren und zusammenstel- len. In so gut wie allen Häusern wurde diese Zusammenstellung dann ausgedruckt oder auf Datenträger kopiert, in einen Umschlag gepackt und an den MD verschickt. Bereits seit einiger Zeit können Kunden von DMI aber auch direkt mit bestimmten MDen kommunizieren. So übermitteln zwei Kran- SICHER UND BEQUEMER: DIGITAL BESSER AUFGESTELLT FÜR DAS ERLÖSMANAGEMENT MD-Prüffälle bearbeiten, elektronisch mit dem MD kommunizieren – und auch den Aufwand bei der Privatliquidation wesentlich reduzieren: Krankenhäuser setzen jetzt verstärkt auf diese heraus- ragenden Vorteile. Die folgenden Seiten zeigen Beispiele für erfolgreiche Umset- zungen. kenhäuser in Sachsen ihre argumentations- stützenden Daten aus dem DMS heraus an den MD im Freistaat. Dabei ermöglicht das Matching-Werkzeug KDL (Klinische Doku- mentenklassen-Liste) die Zuordnung der Dokumententyp-Klassifizierung des MD zu den krankenhausinternen Dokumententypen. Nach den Kommunikationslösungen mit Vorreitern wie dem MD Sachsen ist inzwi- schen der Roll-out des LE-Portals gestartet. Mit diesem Leistungserbringer-Portal im Rahmen des Projekts MDconnect ermöglicht die MDK-IT, IT-Dienstleister für die MDen, die elektronische Kommunikation zwischen MD und Krankenhaus. Dies bezieht die Übermitt- lung von Dokumenten aus der Patientenakte ein. Derzeit verwenden die MDen Bayern und Nordrhein dieses Portal; die Erwartung ist, dass es bundesweit zum Einsatz kommen wird. Übermittlung von Dokumenten einfach per Klick In Krankenhäusern, die mit dem LE-Portal arbeiten, stellen Mitarbeitende bisher die ausgewählten Dokumente einzeln ein. Die Software AVP von DMI bietet nun die direkte Anbindung an das LE-Portal. Damit über- zeugt der neue Prozess der MD-Prüffallbear- beitung: Die geeigneten Dokumente einfach und schnell in der konsolidierten, vollzähli- gen, digitalen Akte identifizieren, markieren und mit Fallzuordnung über AVP direkt sicher an den MD übermitteln! Krankenhäuser in Bayern und Nordrhein-Westfalen setzen aktuell diese Lösung von DMI ein. Michael Reiter •

Robust aufgestellt: Kodierung, Abrechnung, MD-Prüfung St. Marien-Krankenhaus Siegen schafft Erlössicherheit mit DMI / Liquidität im Griff Für die MD-Reform sieht sich das St. Marien-Krankenhaus bestens gerüstet: Digitalisierte Papierakten und schlanke, IT-gestützte Prozesse gewährleisten in Siegen Stabilität in den turbulenten Zeiten der Umstellung auf neue Anforderun- gen. Das intelligente Scannen im DMI Servicezentrum Leisnig und die Software AVP 8 für Dokumentenmanagement und Archivierung schaffen hierfür die tragfähige Basis. Die Akzep- tanz für das performante, revisionssichere System ist in dem Haus mit mehr als 20.000 stationären und über 33.000 ambulanten Fällen hoch. Eng arbeitet das Siegener Kranken- haus mit dem Lösungsanbieter und dessen Partnern zusam- men, um die Nutzenpotenziale für die Erlössicherung weiter auszuschöpfen – etwa dank künstlicher Intelligenz (KI) und semantischer Analysen. „Dass unsere Rechnungen im ersten Aufschlag korrekt gestellt sind, stellen wir durch den Zugriff auf konsolidierte Akten aus Digitalisaten und elektronisch erzeugten Dokumenten sicher“, so Dr. Volker Sassmann. Er ist Medizincontroller, Kodierer- Teamchef von 13 Mitarbeitenden am St.-Marien-Krankenhaus. „Und unser zentrales Ziel, zehn bis 14 Tage nach Entlassung zu SICHER IST SICHER! Für die MD-Reform hatte sich das St. Marien-Krankenhaus in Siegen mit den Services und Tools von DMI bestens gerüstet: Aktendigitalisierung, konsolidiertes Archiv und Dokumentenma- nagementsystem (DMS) sorgen für belastbare Informationen und effiziente Abläufe. Die Akzeptanz ist hoch, automatisierte Plausibi- litäts-Checks erhöhen die Prüfungsrobustheit weiter.

Die Digitalisierung umfasst auch die Qualifi- zierung durch automatische Indexierung der Dokumente. Hierbei spielt es keine Rolle, ob ein Dokument von DMI gescannt oder elek- tronisch übernommen wurde. Die Langzeitar- chivierung geschieht in den DMI Rechenzent- ren in Leisnig. Die Digitalisate werden per SFTP an das Rechenzentrum des Kranken- hauses übertragen. Sie werden mit elektro- nisch erzeugten Dokumenten in einem digitalen Vor-Ort-Archiv zur Verfügung gestellt – orts- und zeitunabhängig für beliebig viele Mitarbeitende. Als Dokumen- tenmanagementsystem und für den Zugriff auf dieses Archiv dient die Software AVP von DMI; sie bietet eine nahtlose Anbindung an das Krankenhausinformationssystem (KIS) CGM Clinical. Höhere Effizienz und Sicherheit für Prozesse „Ziel war es, nach der Entlassung die Akte möglichst schnell elektronisch zur Verfügung zu stellen. Bevor sie in Sekretariaten oder Arztzimmern ‚verschwindet‘, wird die Akte zeitnah der Digitalisierung zugeführt“, erklärt Wolfgang Ax, IT-Administrator mit 14 Mitar- beitenden. „Diese IT-Unterstützung hat

VKD BEURKUNDET ERNEUT DMI ALS NACHHALTIGEN PARTNER FÜR INFORMATIONS- UND MEDIZINTECHNIK Der Verband der Krankenhausdirektoren (VKD) beurkundet – in Zusammenarbeit mit der Brancheninitiative Entscheiderfabrik – erneut die Nachhaltigkeit der partnerschaft- lichen Beziehung zwischen Krankenhaus und Dienstleister: Die Zusammenführung ursprünglich papierbasierter, digitalisierter Dokumente mit originär elektronisch er- zeugten aus dem KIS CGM CLINICAL durch DMI ermöglicht vollzählige konsolidierte Akten ohne Medienbrüche. Sie bilden die Voraussetzung für die Optimierung klinischer und administrativer informationsbasierter Prozesse in Krankenhäusern, unter anderem für das Erlösmanagement. Überzeugt hat die Lösung durch ihren hohen Grad an Praxis- tauglichkeit und an Nutzen für das Kran- kenhaus sowie durch die gut strukturierte Aufgabenteilung zwischen DMI und dem Projektpartner CompuGroup Medical (CGM). Diese Beurkundung belegt auch Intero- perabilität und Anbieterneutralität. Kun- den-Krankenhäuser sichern sich Daten- hoheit bei eventuellem KIS-Wechsel sowie Prozessvorteile für Verwaltung und Abrech- nung. DIE ARCHIVIERUNGS- GESAMTLÖSUNG AM ST. MARIEN-KRANKENHAUS IN SIEGEN Das DMS AVP von DMI ist seit 2004 in Siegen in Betrieb, seit 2015 die Lösung eDPaaS zur Archivierung elektronisch erzeugter Doku- mente. Die relevanten Komponenten des Systems bestehen aus der HL7-/MDM-ba- sierten Übertragung elektronischer Doku- mente – auf Basis von ca. 300 Dokument- typen – aus dem KIS an den Konnektor, die Archivierung in eDPaaS und die Rücküber- mittlung des Status der langzeitarchivierten Daten an das AVP. So lassen sich die Daten dann im Krankenhaus wieder anzeigen. Der Zugriff auf die Daten aus dem AVP über das KIS CGM CLINICAL erfolgt problemlos durch einen Kontextaufruf. Eine Arbeitsgruppe hat das Register optimiert und die Dokument- typen festgelegt; es gibt ein fallbezogenes Register sowie einen Barcode auch für jedes originär elektronische Dokument. Rund 800 administrative und klinische Anwender arbeiten mit diesem System. Die elektro- nischen Dokumente werden zur Reduktion des Speicherbedarfs nach Archivstellung aus dem KIS gelöscht.

„Keine Abzüge, keine Strafzahlungen, keine Höherquotierung bei Prüfungen: Diese Ziele erreichen wir unter anderem dank der Lösung mit DMI.“ DR. VOLKER SASSMANN MEDIZINCONTROLLER UND KODIERER-TEAMCHEF machen – das geht nur dank des Zugriffs auf die ursprünglich papierbasierte Akte. Diese Prozessaufstellung hilft uns, uns abzusi- chern. Die Digitalisierung erspart uns den enormen Logistik- und Handling-Aufwand.“ Wie in anderen Krankenhäusern ergeben sich intern Hindernisse, wenn gewohnte Abläufe infrage gestellt werden, stellt Dr. Sassmann fest. So gehen in Siegen Mitarbei- tende aus dem Medizincontrolling über die Stationen, um Fragen zu klären und Doku- mentationsprozesse zu optimieren. Der Medizincontroller kann sich vorstellen, künftig mit Case Managern zu arbeiten: Qualifiziert beispielsweise als MFA oder Kodierer, könnten sie Ärzte unterstützen, Leistungen koordinieren, Risiken reduzieren und auf korrekte vollzählige Dokumentation achten – all dies im direkten Kontakt auf Station. So ließe sich die Vermittlung und Durchsetzung von Prozessen und Qualität in der Dokumentation verwirklichen. „Im Durchschnitt schaffen wir im Rahmen von MD-Begehungen 30 Akten in drei Stun- den.“ Auch bei der Prüffallbearbeitung zeigen sich die maßgebenden Vorteile digitaler Patientenunterlagen. Sie reduzieren deutlich den Aufwand bei der Zuordnung argumenta- tionsstützender Dokumente. Beim Versand auf Datenträger und insbesondere bei Begehungen, die im Siegener Haus rund 80 Prozent der Prüffälle ausmachen, sind diese Unterlagen in Form einer entsprechenden Aktensicht, der „MD-Akte“, deutlich beque- mer verfügbar. „Für unsere Prozesse im Erlösmanagement ist die Digitalisierung ein entscheidender Schritt – absolut wichtig und richtig“, so der Medizincontrolling-Chef. Vielversprechende Perspektiven Großes Potenzial sieht Dr. Sassmann im Einsatz von KI. Mit der automatischen Indexierung und OCR (dem Auslesen von Informationen aus PDFs) als Basis sind Anwendungen in Entwicklung. Hierzu zählen das automatische Auslesen von OPS-Num- mern aus den OP-Berichten im DMI Service- zentrum Leisnig in Partnerschaft mit ID. „Hierauf setze ich im Kontext Abrechnungs- sicherheit und MD große Hoffnungen – vor dem Hintergrund, dass Operateure sich mit Anatomie, Medizincontroller sich mit OPS-Schlüsseln und Wirtschaftlichkeit auskennen. Durch KI wollen wir hier eine Brücke schlagen und tragfähige Vorschläge für die Kodierung liefern“, betont der Medi- zincontroller. Eine auf Mustererkennung beruhende Prüfroutine hinsichtlich der Aktenvollzähligkeit beim jeweiligen Fall wäre ebenfalls willkommen – auch als Lerneffekt für künftige Fälle. Ax fasst zusammen: „Unser IT-Aufwand war sehr überschaubar. Ich begrüße die große Flexibilität und die sehr gute Zusammenar- beit mit dem Mittelständler DMI.“ Und Dr. Sassmann resümiert: „Mit DMI als richtigem Partner gehen wir den richtigen Weg: part- nerschaftlich Know-how austauschen und Lösungen finden.“ Michael Reiter •

Enorme Prozessvorteile dank zeitnah vollständig verfügbarer Patientenakten Klinikum Dortmund setzt bei Digitalisierung und Prozess optimierung auf DMI Sicher vollzählig verfügbare Patientenakten: Wie alle Kran- kenhäuser beschäftigte dieses Thema auch das Klinikum Dortmund. „Wir sahen einen deutlichen Bedarf zur Optimie- rung in zahlreichen Hinsichten“, erinnert sich Dr. David Lewers: „So mussten wir die Kosten und den Logistikauf- wand für die Papierarchivierung stoppen. Noch wichtiger war uns jedoch, Sicherheit zu schaffen bei der Verfügbarkeit von Patientenunterlagen im Kontext der MDK-Prüfung.“ Der Konsens bei dem Maximalversorger mit jährlich 65.000 stationären Fällen und 180.000 ambulanten Quartals-Fällen war klar: „Wir werden digitalisieren.“ In der Medizinischen Geschäftsführung des Großklinikums leitet Dr. Lewers das Projektmanagement. „Ich verantworte auch die Schnittstelle zwischen Verwaltung und Medizinbe- trieb – etwa über Kommunikation und Verhandlungen im Rahmen der Klinikdirektorenkonferenz.“ Mit dem Projekt der digitalen Archivierung ist er seit längerem beschäftigt; klein gestartet, hat es heute eine Tragweite für das gesamte Klinikum. Sein Blick kommt dabei aus der kaufmännisch-ad- ministrativen, betreuerischen Sicht. „Heute klinke ich mich insbesondere dann ein, wenn es um strategische Fragen geht, wie die Digitalisierung der Ambulanzakten bzw. der Akten zu Studienpatienten.“ Diese Themen kommen oft aus den Kliniken heraus, Dr. Lewers bringt sie in die Gremien ein. Michael Kilian leitet den Geschäftsbereich Medizin. „Hier wird alles gesteuert, was die Dokumentation im medizini- schen Umfeld angeht – ob auf Papier, digitalisiert oder elektronisch erstellt – sowie die Weiterentwicklung der Dokumentation.“ Er ist auch Vorgesetzter im Bereich der Archive und des medizinischen Schreibdienstes – und sieht sich in einer Schnittstellenfunktion. Die Verantwortung für die Verwaltungsorganisation ist bei ihm angesiedelt; Kran- kenhausabrechnung stationärer Fälle inklusive MD(K)-Prü- fung sowie Themen der Wirtschaftlichkeit und Haftung werden durch seine Teams abgebildet. Die fachliche In diesen Wochen hält Covid-19 die Krankenhäu- ser in Schach: Reduktion elektiver Maßnahmen, Vorhalten von Kapazitäten in der Intensivmedizin für die drohende Überlastung durch Corona-Patienten, Diskussion um den fi nanzi- ellen Schutzschirm … Sol- che Themen drängen die Abrechnung und MD-Prü- fung aus dem Vordergrund. Sobald die Krise überstan- den ist, wird das Erlösma- nagement jedoch wieder zum Top-Tagespunkt.

Rechnungsprüfung von 2016: Sie enthielt eine Fristvorgabe von sechs Wochen für die Ablieferung argumentationsstützender Unterlagen an den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK). Es wurde deutlich: „Es bestand nun dringender Hand- lungsbedarf für das Digitalisieren der Papier- akten!“, so Kilian. zes. „Die vielköpfi ge Projektgruppe war interdisziplinär besetzt – mit Justitiariat, IT, Archiv, dem Datenschutzbeauftragten und Medizinern“, fährt der Manager fort. Das Projektteam suchte nach einer Software- lösung zur Verwaltung des neuen Archivs mit Anbindung ans KIS (Los 1) und nach einem Partner für die Digitalisierung (Los 2). Projektkonzept mit externer Unterstützung Das Großklinikum setzte daher ein Projekt mit einer Ausschreibung auf. Externe Unter- stützung kam von dem IT-Beratungsunter- nehmen promedtheus. „In zwei Workshops mit Dr. Carl Dujat zur Erarbeitung der Pro- jektparameter zeigten sich die Stärken und Schwächen unserer Position – als im Bran- chenvergleich ‚späte Digitalisierer‘“, so der Projektmanager. Der Krankenhauseinkauf übernahm die technischen Punkte, Dr. Lewers stimmte die inhaltlichen Aspekte ab und begleitete das Projekt administrativ – kaufmännisch und juristisch, etwa hinsichtlich des Datenschut- Auch Referenzbesuche in Häusern, die das in Dortmund genutzte KIS iMedOne einsetzen, fanden statt. „Wie lässt sich in einem Haus unserer Größe die Digitalisierung realisieren? Wir benötig- ten eine Software zur Verwaltung des neuen Archivs mit Anbindung ans KIS, damit wir wieder auf die Akten zugreifen können – das war Los 1. Dies bezog sich auf die elektro- nisch erstellten Dokumente, etwa Arztbriefe, ebenso wie auf die Papierakten. Diese wollten wir – als Los 2 des Projekts – digitali- sieren lassen“, so Kilian. In Dortmund wie anderswo wird, laut dem Manager, Papier über Jahre hinaus weiter zur Dokumentation Verwendung fi nden – weil in vielen Situatio- nen des Krankenhausalltags der Computer MICHAEL KILIAN

Dieser Übergang an DMI verlief „geräuschlos“, so Kilian. Mit dem ECM-System, das gut an die DMI-Dienstleistung angebunden ist, gab es keine Änderungen bei der Nachverfolgbar- keit der Papierakten oder bei der Zugriffs- oberfläche für die Nutzer . „Was sofort auffiel, war die sehr rasche und zuverlässige Verfüg- barkeit der digitalisierten Akten“, betont Kilian. „Auch die Qualität der Digitalisate ist bei unserem neuen Dienstleister DMI deutlich höher als früher“, stellt Hegenberg fest. Der Aktenlauf Die Zeiten des „Zuwartens“ auf das Eintreffen von Akten sind inzwischen vorüber: Die Archiv- mitarbeiter holen die Akten aus den Kliniken ins Zentralarchiv, berichtet Hegenberg. Dort werden sie für den Versand per DHL vorberei- tet. „Dabei bemerken wir auch Engpässe bei der Bereitstellung durch die Abteilungen.“ Die Arbeit, so der Archivleiter, hat sich in seinem Bereich grundsätzlich verändert. „Die Lösung mit DMI lässt sich sehr gut handhaben und bringt Vorteile für alle.“ Vieles an Manuel- lem entfällt, kompetenter Umgang mit dem Belegleser kommt hinzu. Es sind nun auch weniger Mitarbeiter im Archiv tätig – von 15 auf 4 durch Umwidmung der Aufgaben. Dies, so Dr. Lewers, stellt natürlich auch eine positive wirtschaftliche Komponente dar. Die IT-Administration der Lösung liegt bei der IT-Abteilung; alle inhaltsbezogenen Aspekte, wie Benutzerverwaltung und Berechtigungen sowie Details wie das Umhängen von Doku- menten, liegen in der Verantwortung von Kilians Team – „auch, weil sich so die Einhal- tung der ärztlichen Schweigepflicht gewähr- leisten lässt.“ Kilian erklärt: Bei den Nutzern erforderte die Lösung eine Gewöhnungspha- se, etwa bei den Ärzten – hinsichtlich der Anordnung der Belege in der digitalisierten Akte. „Der Nutzeneffekt trat deutlich ein: Digitalisierte Akten lassen sich zeit- und ortsunabhängig durch beliebig viele Anwen- der einsehen. Dank dieser Vorteile, der Qualität und der raschen Verfügbarkeit nehmen die Nutzer diese Lösung gut an. Die einzige Abteilung, bei der wir die Lösung nicht einsetzen, ist die Geburtshilfe – über alle Episoden hinweg bleibt die einmal eingerichtete Papierakte bis zur Entbindung im Klinikum und steht den Behandlern zur Verfügung. Hier ist das Terminrisiko zu hoch.“ Deutlich besser aufgestellt im Erlösmanagement Die Kodierung des Krankenhausfalles beginnt bereits mit der Aufnahme. Zum Abschluss der Kodierung und zum Einfangen nachlaufender Papierbefunde verbleibt die Akte ca. 10 Tage auf der Station. Dann geht sie zum Digitalisie- rer. Regelhaft stehen somit alle Unterlagen nach ca. 14 Tagen digital bereit.

„Die Erfolgsquote der Krankenkassen ist jetzt dank sicher vollzählig verfügbarer Akten deutlich geringer.“ MICHAEL KILIAN LEITER GESCHÄFTSBEREICH MEDIZIN Strenge Auflagen bei Informationssicherheit Das Klinikum Dortmund ist ein KRITIS-Haus. Das erste Audit wurde erfolgreich durchge- führt. „Teil dieser KRITIS-Zertifizierung“, so Kilian, „ist, dass auch externe Dienstleister diese Vorgaben erfüllen müssen. Unser Informationssicherheitsbeauftragter hat hier ein gutes Auge drauf. Dass DMI diese Zertifi- zierung vorweisen kann, ist daher essenziell.“ Automatische Belegindexierung unverzichtbar In dem Großklinikum sind über 1.000 Doku- menttypen verbreitet: „Eine Einheitlichkeit konnten wir aus Gründen der Vielfalt an Anforderungen aus den verschiedenen medizinischen Disziplinen noch nicht verwirklichen“, beschreibt Kilian. Die automa- tisierte Belegerkennung mit DMI ist angelau- fen. Ziel ist es, die Dokumente nach ihren Typen zu identifizieren und wie in der Origi- nalakte zugreifbar zu machen. Das verein- heitlichte Register hat nur fünf Unterteilun- gen; darunter finden sich jeweils die Belege zu den einzelnen Dokumenttypen. Was den Unterschied macht Was mit Papier nicht realisierbar wäre, ist – so ein weiteres Beispiel von Kilian – die Einhal- tung der DSGVO-Vorgaben zur Löschung von Akten – weil diese ggf nicht lokalisierbar sind. Bei digitalisierten Unterlagen ist dies auch bei Einzeldokumenten möglich. Betrieb in der Routine zeigt: Ziele sind erreicht „Wir konnten den Businessplan im Betrieb umsetzen“, unterstreicht Dr. Lewers. „Unsere Anforderungen an die Lösung hinsichtlich Qualität, Einsparungen und Prozessverschlan- kung sind erreicht. Die exorbitant hohen Strafzahlungen und Erlösverluste durch Nichtauffindbarkeit von Akten, oft mehr als eine halbe Million Euro im Halbjahr, gehören der Vergangenheit an. Die Lösung funktioniert ‚geräuschlos‘ – das ist sehr positiv.“ Perspektiven Akten in angegliederten MVZs und die Privatabrechnung bieten Potenziale für den Einbezug in Digitalisierung bzw. Prozessun- terstützung, kann sich Kilian vorstellen. Über digitale Archivierungs- und Prozesslösungen für Endoskopie- und OP-Filme sowie in der Pathologie denken die Dortmunder ebenfalls nach. Dokumentation in anderen Bereichen, etwa Personal, würde sich prinzipiell auch eignen – von der Kommune vorgehaltene Lösungen haben hier allerdings Vorrang. Mit 1.000 iPads sollen künftig die Pflegenden ihre Dokumentation am Patientenbett leisten – innerhalb iMedOne. Messwerte sollen in eine Datenbank einfließen, die Ausgabe ist als Grafik geplant. Wie solche Dokumentatio- nen mangels bundesweit einheitlicher Regelungen und Formate an den MD kom- muniziert werden sollen, ist den Dortmun- dern unklar. Dem Patientendaten-Schutzge- setz (PDSG) mit der Einspeisungspflicht von Patientendaten in elektronische, von Patien- ten gehaltene Akten sowie der elektroni- schen MD-Kommunikation sieht man im Klinikum mit vielen Fragezeichen entgegen. „Zahlreiche Gesetze“, so Kilian, „sind mit vielen Freiheiten verknüpft, die einer lokalen Regelung bedürfen.“ „Eine Welt, in der wir Papierakten wälzen, ist heute nicht mehr vorstellbar“, betont Dr. Lewers. Digitalisierte Akten sind daher, so Kilian, ein essenzieller Faktor für den erfolg- reichen Betrieb und für die Zukunftsstrategi- en des Klinikums Dortmund. Michael Reiter •

Einheitliche Prozesse und Aktendigitalisierung bringen enorme Vorteile Krankenhaus Eichhof in Lauterbach profitiert von Lösung mit DMI Im Krankenhaus Eichhof in Lauterbach dachte man 2013 über die elektronische Unterstützung von Prozessen dank der Digi- talisierung von Patientenakten nach. Die Führung des Hauses im Vogelsberg war sich bewusst, dass die Voraussetzung hierfür eine Standardisierung bei der Dokumentation mit einheitlichem Vorgehen im Haus bildete. Mit DMI und Sie- mens/Cerner hat der Leistungserbringer unter Stiftungsträ- gerschaft seine Ziele erfolgreich umgesetzt. Thomas Faust war damals Leiter der Buchhaltung. Der heutige Kaufmännische Leiter des Krankenhauses Eichhof brachte sein Interesse ein, neben den Patientenakten zusätzlich digita- le Versionen der Rechnungen und Lieferscheine zu erhalten, um so die buchhalterischen Prozesse zu optimieren. Faust zu den Kernzielen für das neue System hinsichtlich der Patien- tenakten: „Die verbesserte Verfügbarkeit der Akten, die Verrin- gerung des Aufwands bei der Aktensuche, die Lösung der Raumknappheit, Optimierung der Abläufe im Kontext der MDK-Prüfungen und effi zientere Bearbeitung von Einzelbele- gen spielten eine wichtige Rolle für uns.“ Ist und Soll der Prozesse in Dokumentation und Archivierung Vor diesem Hintergrund beauftragte das Krankenhaus 2013 DMI mit einer Analyse seiner Dokumentations- und Archivie- rungsprozesse. Das Ergebnis: Die isolierte Vorgehensweise in der Geriatrie ließ sich sachlich nicht begründen. Am Ende der überzeugenden Gespräche mit dem DMI Team wurde die Geriatrie in ein ganzheitliches Konzept mit einheitlichen Prozessen und Leistungen eingebunden. „DMI führte kompe- tent die Analyse durch und schuf so die Basis für die Prozess- umgestaltung und das Pfl ichtenheft“, sagt Faust. Auch der Haftpfl ichtversicherer gab seine Zustimmung für die neu gestalteten Prozesse inklusive der Vernichtung der Papierakten. Das KIS in Lauterbach ist Medico, das Archivsystem Soarian Health Archive (SHA). Das Siemens-/Cerner-Haus entschied

Siemens/Cerner lief partnerschaftlich. Zentraler Erfolgsfaktor für die zeitnahe Projektumsetzung war das Aufstellen eines interdisziplinären Projektteams mit dedizier- ten Kapazitäten.“ Die Leistungen im Routinebetrieb DMI leistet im Servicezentrum Leisnig die Aktendigitalisierung für mehr als 10.000 stationäre und vorstationäre Aufenthalte in Lauterbach; die dort entstehenden Akten werden in jener Abteilung für die Digitalisie- rung vorbereitet. Ab der Patientenaufnahme kommt bei jedem Fall das DMI Archiv-Ver- waltungsprogramm AVP zum Einsatz, was Sicherheit und Transparenz schafft. Die Services beinhalten Belegindexierung und Langzeitarchivierung als konsolidiertes Archiv mit Papier- und elektronisch erfassten Belegen sowie das Überspielen der Digitali- sate auf den Server in Lauterbach und eine Schnittstelle zu SHA. Die Papierakten werden nach der Digitalisierung vernichtet. Der Routinebetrieb funktioniert gut, urteilt Luft. „Die automatische Belegerkennung und Zuordnung zum Register klappen. Die Prozessqualität der Digitalisierung und Verfügbarmachung ist groß und die Qualität der Digitalisate ist hoch.“ Wenn dann einmal eine Schwierigkeit auftritt, „ist der kompe- tente Support rasch erreichbar. Wir kontak- tieren ihn direkt und müssen nicht unsere IT-Abteilung belasten.“ Manfred Löb ist IT-Leiter in Lauterbach. Seit zwanzig Jahren im Krankenhaus Eichhof, leitet er ein dreiköpfiges Team. Er war bereits in der Anfangsphase des Projekts involviert und begleitete es aus EDV-Sicht. „Damals war auch klar – das Projektteam musste Mitglieder aus mehreren Abteilungen bein- halten“, so Löb. „Wir haben Archiv, Ärzte- schaft, Pflege, Medizincontrolling und alle Abteilungen eingebunden, die in irgendeiner Form von den Veränderungen betroffen waren. Die Krankenhausleitung stand hinter dem Projekt; sehr viele Entscheidungen waren im Kontext der Umorganisation von Prozessen zu treffen.“ Für die Projektleitung waren ferner Zeitressourcen nötig, die für kleine Teams Herausforderung darstellen. Die Aufgaben seiner Abteilung fasst der IT-Leiter so zusammen: „Wir stellen Program- me zur Verfügung, halten sie in Betrieb, kümmern uns um die Datensicherung, um die Infrastruktur – die Netzwerke.“ Für die IT bedeutete das Projekt, einen neuen Server aufzusetzen und DMI mit SHA im Rahmen einer gut automatisierten Schnittstelle zusammenzubringen. Elektronisch erfasste Dokumente werden zunehmend ohne Umwe- ge über Ausdrucke ins SHA und in die DMI Langzeitarchivierung eDPaaS übernommen. Der Aufruf des Archivs geschieht aus Medico mit den entsprechenden Berechtigungsstruk- turen. Löb: „Das DMI System funktioniert – mit einem reibungslosen Lauf und sehr wenigen Eingriffen. Wir sind sehr zufrieden.“ Neue Lösung auch für Eingangsrechnungen Fausts zweites Ziel, kreditorische Eingangs- rechnungen digital für Prozesse zur Verfü- gung zu stellen und ein digitales Archiv dafür zu schaffen, wurde ebenfalls erfolgreich realisiert. Ein Teil der Rechnungen kommt elektronisch an, die Rechnungen auf Papier werden gescannt. „Die Software Amondis wird für diese Abläufe genutzt, die DMI Lösung kommt für die Archivierung der Digitalisate zum Einsatz – die Schnittstellen funktionie- ren“, freut sich der kaufmännische Leiter. Die Ziele sind erreicht „Das Projekt wurde innerhalb eines halben Jahres stringent und zielorientiert erfolg- reich durchgesetzt“, konstatiert Faust. Die Lösung bringt im Routinebetrieb allen eine enorme Erleichterung. Der herausragende Vorteil besteht im Wegfall der Aktensuche. „Die Einsicht ist von jedem Krankenhaus-PC aus möglich, was beispielsweise für die Notaufnahme bei Wiederkehrern sehr positiv ist“, so Luft.

Die gewünschte Unterstützung informations- basierter Prozesse bringt somit die erwarte- ten Vorteile. „Die digitalisierte Akte ist für mich nicht ersetzbar“, fasst Luft das „Paket an Vorteilen“ zusammen. „Die Besichtigung im DMI Servicezentrum Leisnig hat mich durch die zuverlässige Bearbeitung des großen Volumens mit hoher Effektivität und Geschwindigkeit sehr beeindruckt.“ „Die Akten stehen uns sofort nach dem Scannen zur Verfügung. Qualität und Sorgfalt passen“, bestätigt Faust. „Die Abläufe wären heute auf Papier wohl nicht mehr realisierbar – insbe- sondere für die MDK-Fallbearbeitung, auch bei der wachsenden Anzahl der Prüfanfragen – heutzutage handelt es sich etwa um jede fünfte Akte.“ Faust weiter: „Zum Projektbeginn waren wir im Vergleich mit anderen Häusern früh dran; heute ist dieser Weg unausweichlich. Er bietet digitale Unterstützung für neu aufgestellte Prozesse. Die einheitliche Lösung mit Einbezug der Buchhaltung hat sich als Vorteil erwiesen.“ „Ich weiß dank AVP immer Bescheid und kann Auskunft geben, wenn es um Fragen zu Inhalten und zum Verbleib einer Akte geht. Das ist enorm vorteilhaft – im Vergleich zu früher, als ich aufwändig nach Akten suchen musste“, urteilt Herget. Die Abläufe im Kontext der Archivierung sind heute dank der DMI Lösung enorm vereinfacht und erleich- tert. Die Archivmitarbeiterin betont: „Nie wieder zurück zum Papier!“ Ähnlich wie bei der elektronischen Anforderung von Untersu- chungen ist die Akzeptanz sehr hoch. Volldigitales Krankenhaus? Ein Schritt nach dem nächsten „Bisher geschieht die Patientendokumentati- on bei uns noch weitestgehend auf Papier“, sind sich Luft und Herget einig. Elektronisch erstellt werden insbesondere Arztbriefe und Konsilbefunde; sie werden derzeit ausge- druckt und eingescannt, sollen jedoch künftig automatisch in das digitale Archiv gelangen. Bereits heute laufen die elektronischen Endoskopie- und Herzkatheterbefunde Neue, bessere Prozesse und revisionssichere Archivie- rung: Anwender und Verantwortliche im Krankenhaus Eichhof in Lauterbach setzen auf Digitalisierung mit DMI Die Vorteile werden auch im Kontext des Erlösmanagements deutlich. Die Leiterin des Medizincontrollings erklärt die Abläufe: Abgerechnet wird mit der Papierakte – der Weg vom Medizincontrolling ins Archiv ist kurz. Nach Rechnungsstellung bereitet die Archivmitarbeiterin Herget die Papierakten für den Versand an DMI Leisnig vor. Luft fährt fort: „Beim Eintreffen von MDK-Prüfanzeigen liegen die Patientenakten digitalisiert vor. Annotationen, Markierungen und der Versand per Datenträger an den MDK sind nützliche Optionen. Bei Begehun- gen betreut ein in die Behandlung involvierter Mitarbeiter die Gutachter, die betreffenden Akten werden am Bildschirm angezeigt.“ Denkt man in Lauterbach vor dem Hinter- grund eines MDK-Gutachtens über eine Klage nach, so erhält der Anwalt die Patien- teninformationen elektronisch für eine Diskussion über den Fall – „der Anwalt und ich können beim Telefonat bequem auf dieselben Unterlagen zugreifen. Früher bedingte auch hier die Papierform einen enormen Aufwand“, betont die Medizincont- rolling-Leiterin. Die digitalisierte Akte sorgt für eine enorme Zeitersparnis bei Gerichts- verfahren sowie bei Gutachten – meistens sind hierbei die Patienteninformationen auf Datenträger willkommen. Bei der Privatab- rechnung kommen heute ebenso prozesser- leichternd digitalisierte Akten zum Einsatz.

Digitalisierung und Archi- vierung von Patientenakten: eine flexible Lösung, die mit den Anforderungen wächst Universitätsklinikum Regensburg vertraut auf bewährte Services, neueste Tools – und die Zukunftskompetenz von DMI Vor rund vier Jahren übernahm sie am Universitätsklinikum Regensburg (UKR) die Verantwortung für die Digitalisierung, Verfügbarmachung und Archivierung von Patientenakten: Christine Plötz. Seither steuert die stellvertretende Referats- leiterin, Projektbetreuung – Patientenaufnahme & Zentrale Dienste, den Betriebsalltag und die weitere Ausgestaltung der Lösung von DMI – mit einer wachsenden Zahl von Mehr- werten für das Haus. Mit seinen 31 Kliniken, Polikliniken und Instituten betreut der Maximalversorger die Region Ostbayern mit einem Einzugsge- biet von mehr als zwei Millionen Einwohnern. Der Fakultät für Medizin der Universität Regensburg steht das UKR für For- schung und Lehre zur Verfügung. Ein Referat bündelt sämtli- che Aufgaben rund um Patientenaufnahme und -dienste, darunter das Medizinische Zentralarchiv. „So kam es auch dazu, dass ich die Leitung der ‚Digitalen Aktenarchivierung‘ als Projekt des Medizinischen Zentralarchivs übernahm“, erklärt Plötz. Eng arbeitet sie dabei insbesondere mit den Abteilungen IT und Unternehmensentwicklung zusammen. Schon lange vor 2016 hatte das Klinikum auf die Leistungen von DMI gesetzt; so begann der Dienstleister bald nach der Gründung des Universitätsklinikums 1992 mit der Mikroverfi l- mung der Papierakten. Mit dem 1. Januar 2014 startete die Ablösung des Mikrofi lms durch die Aktendigitalisierung. Im Einklang mit dem Bayerischen Landeskrankenhausgesetz führt eine DMI Servicestelle im UKR die Digitalisierung durch. Eine wichtige Rolle spielt die Software AVP von DMI – zur Dokumentation des Aktenlaufs ab Patientenaufnahme und als Dokumentenmanagementsystem. Die revisionssichere digitale Langzeitarchivierung der verschlüsselten Akten fi ndet im Rechenzentrum des DMI Servicezentrums Leisnig statt.

Die Digitalisierung und die digitale Langzeit- archivierung beziehen alle Standard-Patien- tenakten ein – alle Dokumente, die die Dokumentation der Behandlung betreffen. „Wir digitalisieren somit die Akten zu rund 38.000 stationären und knapp 160.000 ambulanten Fällen“, erläutert die Projektlei- terin. Ausgenommen sind in Regensburg lediglich die Patientenakten zu Studien, die über das Studienzentrum laufen; auch die Akten der Kinderklinik Ostbayern werden nicht digitalisiert, weil sie ebenfalls mit Studien verbunden sind. – Das Vorgehen bei der Digitalisierung und Archivierung in Regensburg ist mehrgleisig. Der Standardfall Die Kodierung und Rechnungstellung erfol- gen nach Entlassung des Patienten auf Papierbasis. Nach Freigabe der Kodierung geht die Akte ins medizinische Zentralarchiv und wird dort zwei Jahre lang in Papierform aufbewahrt. Dort geschieht auch die Unter- teilung in „stationär“ und „ambulant“. Nach Ablauf dieses Zeitraums bereiten die Mitar- beitenden im Medizinischem Zentralarchiv die Papierakten zur Digitalisierung vor. Sie versehen die Akten in der Software AVP von DMI mit Angaben zum Fundort und transpor- tieren sie in verplombter Box persönlich in die Servicestelle. Somit ist der Ort, an dem sich die Akte befindet, zwischendurch für alle Nachfragen transparent. – Täglich handelt es sich dabei um etwa zehn Boxen mit je einem halben Meter Akten – maximal je ca. 70 Akten. Stationäre Akten umfassen je ca. 50-60 Belege, ambulante ca. 40. „Aktuell (2020) digitalisieren wir also die Akten aus dem Behandlungsjahr 2018“, Christine Plötz ist Stellvertretende Refe rats leiterin, Projektbetreuung – Patienten- aufnahme & Zentrale Dienste am Universitäts- klini kum Regensburg. Mit ihrem Hintergrund als aus ge bildete Kranken schwester kennt sie die Anfor derungen der Nutzergruppen. erläutert Plötz. „Das hat sich ‚historisch‘ entwickelt.“ Im stationären Bereich erhält der Patient pro Aufenthalt eine Fallakte. Für Ambulanzpatienten hingegen wird pro Fachrichtung eine Lebensakte eingerichtet. „So pflegen wir beispielsweise in der Augen- klinik fünf Jahre hindurch für einen Patienten ein und dieselbe Akte mit anfallenden Dokumenten. Einen „Entlasszeitpunkt“ gibt es hierbei nicht.“ – Somit hält das UKR zwei getrennte Archive vor. Pilot in der Dermatologie Im stationären Bereich läuft seit Ende 2018 ein Pilotprojekt – in der Dermatologie mit ihren rund 3.300 stationären Fällen jährlich. Hier geht die Patientenakte nach Entlassung und Kodierung ins medizinische Zentralar- chiv, mit Buchung inkl. Fundort in AVP, und weiter direkt in die Servicestelle. Bis zum Eintreffen etwaiger Prüfanfragen liegen diese Akten digital vor. „Für diese Akten gilt ‚Prio1-Bearbeitung‘“, so Plötz. Sie beanspruchen 1-2 Tage, während die Bearbeitungsdauer für Standardakten üblicherweise 5-7 Werktage beträgt. „Uns ist bewusst, dass das MD-Reformgesetz eine einzige korrekte Rechnung vorgibt. Vor diesem Hintergrund tasten wir uns vor, künftig vollzählige Akten in digitaler Form für die Rechnungstellung verfügbar zu haben.“ Auch das Kodieren und das Rechnungstellen sind in Regensburg komplex: Im UKR gibt es ein zentrales Medizincontrolling (mit 16 Mitarbeitern) und ein dezentrales, der einzelnen Klinik zugehöriges – begleitet und gemonitort vom zentralen Team. An den MD-Begehungen sind ein Vertreter aus dem zentralen und einer aus dem dezentralen Team beteiligt. Mit Papierakten ist diese Konstellation sehr schwierig abzubilden, weiß Plötz. Für die Bearbeitung von MD-Prüffällen haben die Regensburger das AVP MDK-Tool eingerichtet. Bei MD-Prüfanfragen zu dermatologischen Fällen können so

Projekt auf dem Weg zur elektronischen Patientenakte ist das ‚begleitende‘ oder ‚dezentrale‘ Scannen. Hierbei werden externe aktuelle Patientenbefunde direkt vor Ort, etwa in der Leitstelle, in das digitale Langzeit- archiv gescannt. Eine Ablage in Papierform entfällt damit und das Dokument ist unver- züglich für alle Behandler digital über das KIS verfügbar.“ Eine gute Zusammenarbeit „Die Zusammenarbeit mit DMI läuft sehr gut – intensiv und zeitnah“, unterstreicht die Projektleiterin. Intern und auch mit dem Dienstleister wird die Archivierungslösung in Projektgruppen weiter ausformuliert. So befasst sich die AVP-Projektgruppe im engen Austausch des Referats der Projektleiterin mit IT-Abteilung, Unternehmensentwicklung und DMI mit neuen Ausroll- und Einsatzmög- lichkeiten. Die hausweite Verfügbarmachung von AVP wurde durch diese Projektgruppe gesteuert, die Integration des dezentralen Scannens in AVP sowie inzwischen Absprung aus Subsystemen wie Labor, EKG und der interaktive Upload. Vereinheitlichung und Schnittstellen, Altdatenmigration und die Umsetzung von AVP als einheitlichem System wurden so erfolgreich realisiert. Zum partnerschaftlichen Miteinander von Klini- kum und Dienstleister zählen ferner Telefon- konferenzen im regelmäßigen Turnus. Und wie steht die Projektleiterin persönlich zu ihrem Thema? Sie betont: „Digitalisierung und Archivierung sind alles andere als eine trockene Materie! Auch durch die Potenziale von AVP ist dieses Aufgabengebiet vielseitig, es bildet ein breites Spektrum an organisato- rischen und technischen Aspekten mit großer Bedeutung für das gesamte Klinikum ab. Durch meinen Arbeitshintergrund in der klinischen Praxis sind mir die Anforderungen der Anwender bekannt – und ich leiste gemeinsam mit DMI wertvolle Unterstützung im Alltag.“ Michael Reiter • In der DMI Servicestelle des Uniklinikums Regensburg engagiert sich unter Leitung von Doris Gröschl ein starkes Team. Im Bild: Magdalena Zajac bedeutenden Beitrag geleistet. „Wir erhalten eine zügige und unkomplizierte Unterstüt- zung von DMI, etwa auch bei Anpassungs- wünschen“, betont Plötz. Die UKR-Entschei- dung für diesen Mittelständler wurde nicht enttäuscht. Der Zwischenweg für bessere Prozesse im Erlösmanagement Die guten Erfahrungen aus der bequemen, sicheren Arbeit mit digitalisierten Akten, etwa im Erlösmanagement, haben dazu geführt, dass in Regensburg eine Priorisie- rung für die Akten aus dem üblichen Lauf (laut dem die Digitalisierung nach zwei Jahren erfolgt) eingeführt wird: Akten zu MD-Prüfanfragen werden für die digitale Prüffallbearbeitung vorgezogen. Dies schafft auch die Basis für die elektronische Kommu- nikation mit dem MD ab 1. Januar 2021. – Die Projektleiterin: „Unser Ziel ist es, zeitnah alle stationären Fälle sofort nach Entlassung zu digitalisieren.“ Die Privatliquidation geschieht weitestge- hend mit Papierakten. „Künftig wollen wir hier ebenfalls möglichst effizient digital vorgehen“, sagt Plötz. Dezentrales Scannen „Die Papierakte stellt am UKR die führende Akte dar“, beobachtet Plötz. „Ein weiteres

Privatabrechnung schneller, einfacher und sicher Digitale Fallaktenübertragung dank gemeinsamem Service von DMI und PVS holding So wird die privatärztliche Abrechnung effizient, einfach und sicher: Der Digitalisie- rungs- und Archivierungsspezialist DMI und der Abrechnungsdienstleister PVS holding bieten ab sofort eine starke IT-Lösung zur digitalen Fallaktenübertragung an. Als Innovationsführer ermöglichen die beiden Unternehmen hierdurch eine umfangreiche Reduktion administrativer Prozesse. Nach wie vor setzen viele Kliniken heute hinsichtlich der Privatliquidation auf den klassischen Papieraktenprozess; sie archi- vieren einen Teil ihrer Dokumentation nicht und halten an vertrauten Abläufen fest. Auch beim Einsatz digitalisierter Fallakten führen manuelle Exporte und manuelle Übergabeprozesse per Upload, teilweise sogar noch per USB-Stick, zu einem hohen Arbeitsaufwand. Zur Verringerung der manuellen Tätigkeiten bietet die PVS holding nun gemeinsam mit DMI ihren Kunden einen Service zur effizien- ten digitalen Fallaktenübertragung an: Über die Software DMI AVP8 geben Kliniken einzelne Fallakten für die Abrechnung über die PVS frei. Dank Anschluss dieses Pro- gramms an die DMI Private Cloud erfolgt die externe Privatliquidation über diese einfache Freigabe. So reduzieren Krankenhäuser erfolgreich ihre manuellen Prozesse. Stephan Buttgereit, PVS-Produktmanager am Standort Mülheim/Ruhr, verdeutlicht: „Ein durchschnittlicher Chefarzt hat bei der PVS holding rund 75 stationäre Fälle pro Monat abzurechnen. Das bedeutet, dass ein Mensch im klinischen Alltag 75 mehrminüti- ge manuelle administrative Prozesse pro Monat und Chefarzt durchzuführen hat, allein um die Fallakte der Abrechnung zuzuführen.“ Daran anknüpfend unterstreicht Buttgereit die Vorteile der in Kooperation mit DMI entwickelten Lösung: „Dieser Service ermöglicht es Kliniken, ordentlich Zeit zu gewinnen“ – eingesparte Zeit, die für Patien- ten oder den internen Service zur Verfügung steht. Auch profitiert der Nutzer von einer ausge- zeichneten Dokumentenklassifikation, sodass eine ideale Voraussetzung für eine strukturierte und vollumfängliche Abrech- nung aller erbrachten Leistungen gegeben ist. Weiterer Aufwand, wie etwa die Installati- on neuer Soft- oder Hardware, entfällt. Thomas Heßling, Geschäftsführer von DMI, ergänzt die Vorzüge des gemeinsamen Services: „Wir als DMI kennen die Komplexi- tät von Prozessen rund um die Patientenakte und unterstützen mit unserem Angebots- portfolio ‚Archivar 4.0‘ die digitale Transfor- mation informationsbasierter Prozesse in Archivierung / Digitalisierung Archivsystem

PROF. DR. MED. GREGOR HÜLSKEN FREIBERUFLICHER BERATER FÜR IT-MANAGEMENT IM GESUNDHEITSWESEN UND DOZENT FÜR WIRTSCHAFTS- UND MEDIZININFORMATIK AN DER FOM HOCHSCHULE FÜR OEKONOMIE & MANAGEMENT IN ESSEN

resultierenden Digitalisaten ermöglicht. Um eine Einheitlichkeit und Vollzähligkeit zu erreichen, sollten Leistungserbringer konsolidierte Akten einrichten, die auch die elektronisch erstellten Dokumente beinhal- ten. Die Architektur für dieses digitale Archiv sollte ebenso wie das Format der Dokumente Interoperabilität gewährleisten – auf Basis der Prozessprofile von IHE und Standards, insbesondere von HL7. IT und Patientendaten sind also der „Hidden Champion“ für die stationäre – und die ambulante – Gesundheitsversorgung von heute und morgen. Welche Mehrwerte bieten sie konkret? PROF. HÜLSKEN: Sie bilden die Grundlage für – höhere – Qualität, Wirtschaftlichkeit und Sicherheit medizinischer Leistungen. Auch für die Verwaltung von Krankenhäu- sern sind die Vorteile enorm. Und nicht zu- letzt sind sie Teil des Datenpools, der dem Management die Steuerung des Leistungs- portfolios möglich macht. Eine der tragenden Säulen bildet hierbei die Kommunikationsfähigkeit – in techni- scher und semantischer, also inhaltlicher, Hinsicht. Dies betrifft den Austausch von Behandlungs- und Patienteninformationen zwischen Behandlungsbeteiligten in ihrer jeweiligen Rolle und Arbeitsschicht, zwi- schen Abteilungen, Standorten und mit externen Partnern, wie etwa Einweisern und medizinischen Spezialisten. Wo kriti- sche Informationen transparent vorliegen, geschehen weniger Fehler. Und im Rahmen zunehmender Vernetzung der Gesund- heitsversorgung und verstärkter Plattform- bildung – von der Leitstelle bis zum Hospiz – gewinnt dieser Aspekt noch weiter an Bedeutung. Mit der Kommunikationsfähigkeit einher geht die Optimierung informationsbasierter Prozesse. So lassen sich durch den gesi- cherten, bequemen Zugriff auf Patienten- daten etwa Diagnose und Therapie be- schleunigen, was auch zu besseren Behandlungsergebnissen beiträgt. Im Kontext des Erlösmanagements ist heutzu- tage der Datenaustausch mit Krankenkas- sen vorgegeben, mit dem Medizinischen Dienst ab 1. Januar 2021 Pflicht und mit Abrechnungsdienstleistern für die Privat- abrechnung vorteilhaft. Wer noch die Prüffallbearbeitung auf Basis von Papier- akten kennt, weiß, welche maßgeblichen Einsparungen an Ressourcen die Verfüg- barkeit digitaler Unterlagen bringt. Die „Kür“ der Ausschöpfung von Nutzenpo- tenzialen digitaler Patientendaten ist das Generieren von Wissen. Sei es die Entschei- dungsunterstützung für Diagnose und Therapie durch künstliche Intelligenz; die Identifikation von Methoden, die bei der Erbringung medizinischer Leistungen genutzt werden und ihr Einfluss auf die Behandlungsergebnisse; die Ressourcen- nutzung etwa bei der Medizintechnik; das Verhältnis von Kosten und Aufwand im Kontext der Ergebnisqualität – für Analysen zur Optimierung klinischer Vorgehenswei- sen, beim Leistungsportfolio und im Ein- kauf sind solche Informationen – „Big Data“ – äußerst wertvoll. Wie lässt sich das „Health Data Office“ in diese Zusammenhänge einordnen? PROF. HÜLSKEN: Wir haben über die enormen Mehrwerte gesprochen, die Patientendaten ermöglichen. Es wird also für die Krankenhäuser immer wichtiger, das Potenzial dieser klinischen Informationen auszuschöpfen. Die Voraussetzung bildet zum einen die Verfügbarkeit interoperabler, bereinigter, verkehrsfähiger Daten – sei es in unstrukturierter oder strukturierter Form. Das ist die eine Komponente des „Health Data Office“ (HDO). Wir haben uns außerdem Gedanken ge- macht, wie sich die Herausforderung der Nutzung dieser Daten meistern lässt. Diese Aufgabe kann nicht von der IT-Abteilung und auch nicht allein von einem Digitalisie- rungsbeauftragten wahrgenommen wer- den. Um diese Rolle ausfüllen zu können, sind gute Prozess- und methodische Analysekompetenzen von Nöten. Dieses Kompetenzprofil bildet die zweite wichtige

Die Gruppe setzt auf DMI bei der K Mit über 50 Standorten, 96 Einrichtungen und 15.700 Mitarbeitenden zählt die AMEOS Gruppe zu den größten privaten Gesundheitsversorgern Deutschlands. Die Gruppe setzt eine Digitalisierungsstrategie um mit Patientendaten als Kernaspekt und den Zielen Informationssicherheit, Prozesseffi zienz, Kommunikationsfähig- keit und Wissensgenerierung. Das Zusam- menspiel und die langfristige Vereinheitli- chung eingesetzter IT-Systeme spielen hierbei eine Schlüsselrolle. Die Herausfor- derungen auf diesem Weg meistert die Gruppe dank der Beteiligung an Digitali- sierungsprojekten der Initiative Entschei- derfabrik, die DMI mit weiteren Partnern erfolgreich voranbringt. AMEOS arbeitet seit Jahren mit dem Technologie- und Archivierungsspezialisten als Dienstleister zusammen. Die strategische Sicht: Katrin Weinhold, Direktorin IT, AMEOS Gruppe „Wer inspiriert von Veranstaltungen wie etwa der Biennale in Venedig 2019 zurück- kommt, erhält die Hindernisse der Digitali- sierung hierzulande klar vor Augen geführt. Ich denke dabei unter anderem an man- gelnde Bandbreiten in vielen Regionen und an das isolierte, silohafte Vorgehen bei IT-Projekten. So müssen Krankenhäuser beispielsweise Portale von Krankenkassen anbinden, die alle unterschiedlich ausge- legt sind. Solche enormen Hürden bei der Projektorganisation und auch bei der Finanzierung müssen Organisationen, die wie AMEOS den Digitalen Wandel strate- gisch vorantreiben möchten, überwinden. Wie geht unsere Gruppe bei der Digitalisie- rung konkret vor? Wir analysieren eingangs unsere Kernprozesse dahingehend, wie sie Entscheiderfabrik: eine Initiative zum Austesten innovativer Gesundheits-IT in Krankenhäusern

Den Rechenzentrumbetrieb sehen wir nicht als eine IT-Kernaufgabe, somit sind uns auch Angebote von sicheren Software-as-a-Service-Lösungen sehr willkommen. Unsere Kernkompetenzen sind Prozesse und das Customizing von Applikationen – hierauf wollen wir uns konzentrieren. Von dem Entscheiderfabrik-Projekt 2020 erwarten wir uns, dass unsere IHE-Platt- form und der MPI realisiert werden. Das wird uns auch helfen, die ePA-Anforderun- gen 2021 zu erfüllen. Eine große Hoffnung von mir ist ferner, dass ein für mich leidvol- les Thema überflüssig wird, das mich über viele Jahre begleitet hat – die Altda- ten-Migration zwischen KIS-Lösungen. Viele mögen die fallbasierte Sicht bei Patientendaten in den Mittelpunkt stellen – was wir bei AMEOS aber benötigen, ist die patientenzentrierte Sicht. Diese ermöglicht uns, unser medizinisches Leistungsportfo- lio verteilt aufzustellen – also Patienten innerhalb der Gruppe sowohl zwischen Akuthäusern wie auch intersektoral zwi- schen unseren Akteuren zuzuordnen und eine nahtlose Behandlungskette zu ge- währleisten. Archivar 4.0: das Angebotsportfo- lio aus Services und Software von DMI im Kontext interoperab- ler digital verfügbar gemachter und revisi- onssicher archivierter Patientenakten Health Data Office: die Plattform mit digita- len Patientenakten als Herzstück, die Kranken- häusern die Umsetzung von Informationssicher- heit, Prozesseffizienz, Kommunikationsfähig- keit und Wissensge- nerierung ermöglicht Wir versprechen uns ferner, dass der frustrierende Dokumentationsaufwand in unserem ärztlichen und pflegerischen Bereich hierdurch zurückgeht. Neben der wieder für Patienten gewonnenen Zeit lässt sich durch den Datenaustausch unter Voraussetzung des MPI auch die Patienten- sicherheit erhöhen. Mit aufwändigen und unsicheren analogen Herangehensweisen muss Schluss sein! ePA: elektronische Patientenakte, auch laut aktuellen Gesetzesvorgaben Einen enormen Handlungsbedarf sehe ich bei bezahlbaren Bandbreiten als herausra- gendes Thema. Engagieren wollen wir uns künftig verstärkt in der datenbasierten Wissensgenerierung, um dank KI Diagnos- tik, Therapiestellung, Behandlung und Business Management zu unterstützen.“ Die Sicht der praktischen Vorgaben: Dr. Ingo Matzerath, Bereichsleiter IT/CRM, AMEOS Gruppe „Meine Aufgabe ist es, die Strategie auf die praktischen Vorgaben herunterzubrechen – in unserer zentralen Leistungseinheit, die für die IT aller Häuser bei AMEOS verant- wortlich ist. Wir haben dabei das Wohl der gesamten Gruppe, nicht einzelner Häuser, im Auge. Unsere Unternehmensstrategie verlangte von uns die Auseinandersetzung mit IHE. Im Jahr 2017 – als ich noch verantwortlich war für Projekte und Entwicklung – hatte ich noch die Problemstellung, in sieben unserer Einrichtungen das KIS auszutau- schen. Jedes Mal ergab sich die Herausforderung der Migration der Altdaten. Unser Ausweg war es, die Altsysteme für den Zugriff weiterlaufen zu lassen – da die Hersteller nur anboten, simple PDF-Dokumente zu generieren. IHE ermöglicht eine perfekte Alternative zu dieser suboptimalen Herangehensweise. Heute arbeite ich im CRM – als Schnittstel- le zu den internen Kunden. Von Katrin Berger kam 2019 die Anregung zu dem Archivar 4.0-Thema von DMI in der Ent- scheiderfabrik; vor dem Hintergrund der zahlreichen Systemwechsel erschien das sehr attraktiv … auch aus dem Grund, dass es kaum IT-Personal und Berater gibt, mit denen sich ein solches Projekt realisieren lässt. Die Umsetzung etwa beim Uniklini- kum Jena hatte uns beeindruckt – aber einen vergleichbaren Ressourceneinsatz können wir nicht leisten. Dabei ist der Druck aufgrund unserer heterogenen IT-Landschaft enorm. Auch für die Anbin- dung der Bilddaten im PACS – via Registry – ist IHE eine tolle Option.

Cloud: das Vorhalten von Daten und Applikationen sowie die Nutzung dieser Daten in einem externen Rechenzentrum So gewinnen wir Flexibilität – für die Anbin- dung von Subsystemen ebenso wie für die Ablösung führender Systeme. Dabei zielen wir auch auf die Ebene granularer diskreter Daten anstelle wenig ‚intelligenter‘ PDF-Do- kumente. Derzeit denken wir über parametrierbare medizinische Dokumente nach, die sich aus dem KIS dynamisch aufbauen lassen. Idealerweise sollte man die Befunddaten, Fieberkurvendaten usw. über FHIR mit standardisierten Masken archivieren und zugreifbar machen. Andere Länder machen uns das vor. Die Realisierung einer IHE-basierten Architektur für unsere Patientendaten und Services wollen wir in diesem Kontext einkaufen, bei unserem kompetenten und bewährten Partner DMI. Dieser Ansatz erscheint uns vor diesem Hintergrund äußerst attraktiv, weil er es uns erlaubt, insbesondere unsere IT-Personalressour- cen auf unsere Kernaufgaben zu fokussie- ren. Wir wünschen uns Software as a Service, mit einer digitalen Entstehung der Daten statt Umwegen über Papier – und dadurch auch der zeitnahen Vorhaltung der digitalen Daten für Fachprozesse wie Kodierung und Rechnungstellung sowie für Auswertungen. Die Konsolidierung und – beispielsweise regionale – Verfügbarma- chung der Daten bietet maßgebliche Vorteile für verschiedene Aufgaben und Prozesse in der Gruppe. Der Weg zu diesem Ziel ist lang und bezieht Grundlagen wie die IHE-Architektur und das Ausleuchten mit WLAN in unseren Häusern ein. Das positive Ergebnis aus dem Digitalisie- rungsprojekt 2019 umfasst die Entwicklung des Lasten- und Pflichtenheftes als Basis – und eine große Zahl an Denkanstößen.

zu sichern. Wir haben ferner die Integra- tions- und Archivierungswürdigkeit ver- schiedener Dokumente und Daten festzule- gen – abhängig von der Bedeutung für die Behandlung, ab dem Onboarding und der Aufklärung. Auch die Dokumentensettings für den Kontext MD und die Einspeisung in die ePA ab 2021 werden wir entwickeln. Die Anbindung von Geräten wie Medizintechnik, Wearables und Sensoren als Datenquellen über FHIR wird zu einem weiteren Thema; zusätzlich wollen wir gewährleisten, dass nicht standardkonforme Daten ebenfalls identifizierbar und integrierbar sind. Die Sicht der Projektleitung: Katrin Berger, Projektleitung AMEOS Gruppe „Ich bin seit zweieinhalb Jahren Projektlei- terin für Digitalisierungsprojekte bei der AMEOS IT mit ihrem Sitz in Halle. Ursprüng- lich war ich zuständig für KIS-Umstellun- gen. Für die Herausforderung der Altda- ten-Migration war eine Lösung im Kontext neuer Ansätze gefragt. Eine Positionierung unserer IT im Rahmen von IHE erschien uns vor diesem Hinter- grund als der geeignete Ansatz. Als ich auf dem Entscheider-Event 2019 die Archi- var-4.0-Projekteinreichung von DMI ken- nenlernte, wusste ich: Dieses Digitalisie- rungsprojekt passt perfekt! Wir sicherten kurzfristig die nötigen Ressourcen und entschieden uns für unser Engagement bei „Archivar 4.0 und die Unterstützung des Patientenmanagements durch interoperab- le Archivierung intelligenter Patientenak- ten“. Das Projektteam erstellte ein Lasten- und Pflichtenheft für eine tragfähige Plattform für Dokumente und Daten – auf Basis von Standards wie FHIR, Prozesspro- filen von IHE und Tools wie die Klinische Dokumentenklassen-Liste (KDL). Im Entscheiderfabrik-Projektjahr 2020 läuft nun das Folgeprojekt, das uns der Umsetzung näherbringt. Mit dem Ansatz „Archivar 4.0 – der Chief Data Officer als Berater der Krankenhausführung für Nutzen stiftende Service-Apps auf Basis des hauseigenen Datenschatzes“ erarbei- ten wir gemeinsam mit DMI und weiteren Projektpartnern den Machbarkeitsnach- weis einer extern betriebenen Platt- formstrategie als Compliance-gerechte IT-Dienstleistung. Vieles an Technik ist bei diesem Ansatz bei DMI angesiedelt. Bei AMEOS haben wir insbesondere den MPI zu realisieren – mit der darauffolgenden Andockung von Systemen. Das Beratungsunternehmen promedtheus beziehen wir hier ein. Unser Rechenzentrumsdienstleister hat hier einiges beizutragen; wir haben beispiels- weise die Kommunikation des MPI in das Archiv aufzubauen und den Betrieb des MPI

• IHE-Architektur für einheitliches Datenmanagement • Patientendokumentation mit Unabhängigkeit vom KIS und sichere Datenverfügbarkeit auch über eine heterogene Applikationslandschaft / mit Registry, Repository, MPI • Durchgängige elektronische Patientendokumentation ab erster Eingabe bzw. entstehendem Messwert durch die dynamische Generierung parametrisierter medizinischer Dokumente ab Messwert auf Datene- bene – inklusive revisionssicherer Archivierung • Betrieb der gesamten Generierung, Vorhaltung und Archivierung von Daten und Dokumenten sowie ggf. von Applikationen als Software as a Service Die Finanzierung solcher Ansätze stellt unsere Gruppe ebenso wie andere Leis- tungserbringer vor erhebliche fi nanzielle Herausforderungen. AMEOS wächst durch Übernahmen unter anderem im Kontext von Insolvenzen; den enormen Sanierungsstau der betreffenden Häuser können Sie sich vorstellen. Wir müssen also Prioritäten bei den Investitionen setzen. Unsere IT ist zentral organisiert – wir betrachten uns als Dienstleister für die Kollegen in Klinik und Administration. Unter unseren Anwendern gibt es positive wie auch kritische Stimmen; so erscheinen strategische Entscheidungen für Applikati- onswechsel oft nicht allen nachvollziehbar. In vielen Fällen sind Anwender aber positiv – so haben wir in einem Pilothaus für die Digitalisierung eine Lösung für die Notauf- nahme eingeführt … mit dem Feedback, dass alle dort von dieser IT-Unterstützung dank der vielen Vorteile wirklich begeistert sind. Wir unterstützen mit IT die Unternehmens- strategie, die auch gruppenweit Transpa- renz einfordert. Change Management lässt sich vor diesem Hintergrund vor allem durch spürbare Arbeitsentlastung verwirklichen. In unseren Workshops von Anwendern und DMI spielte auch die Wissensgenerierung eine wichtige Rolle. Die Plattform Health Data Offi ce macht mit Archivar 4.0 aus dem aussageschwachen ein aussagestarkes Archiv! Wir wollen die zahlreichen Vorteile des Zugriffs auf diskrete, auswertbare Daten – und des zentralen RIS und PACS – insbesondere für die Diagnoseunterstüt- zung, die Leistungsspezialisierung der Häuser und die Patientenrekrutierung für Studien nutzen.

Die Marienhaus Stiftung in Waldbreitbach ist einer der größten christlichen Träger sozialer Einrichtungen in Deutschland. Dazu zählen unter anderem Krankenhäuser, Alten- und Pfl egeheime, Kinder- und Jugendhilfeeinrich- tungen, stationäre und ambulante Hospize und Bildungseinrichtungen. Die Einrichtungen liegen in den Bundesländern Nordrhein-West- falen, Rheinland-Pfalz und dem Saarland, insgesamt arbeiten in der Trägerschaft etwa 13.800 Frauen und Männer. Die Krankenhausgruppe Marienhaus mit jährlich über 170.000 stationären Fällen geht in 13 Häusern den entscheidenden Schritt im Digitalen Wandel: Mehrwerte aus digitalen Patientenakten nutzen, um alle medizinischen und ökonomischen Prozesse zu optimieren. Das Gesamtkonzept des Leistungserbrin- gers beruht auf dem Betrieb von IT-Diensten in den zertifi zierten DMI Rechenzentren. Als Enterprise-Content-Management-Sys- tem (ECM) kommt PEGASOS von NEXUS / MARABU zum Einsatz. Die Daten aus den Bestandslösungen werden migriert. Im Juni schlossen die Parteien einen Rahmenver- trag, der die fl ächendeckende Einführung einer einheitlichen digitalen Archivierungs- strategie umfasst. Hoher Standardisierungsgrad Der erste Schritt ist der Rollout der digita- len Patientenakte und ihre revisionssichere Langzeitarchivierung. „Entscheidend für den erfolgreichen Projektverlauf ist der angestrebte hohe Standardisierungsgrad über alle angeschlossenen Häuser“, so Guido Bovekamp, Vertriebsleiter DMI. „Die einzelnen Kliniken sind in ihren Prozessen sehr unterschiedlich – sowohl in ihrer Größe als auch in ihrer Prozesslandschaft. Nur durch eine Vereinheitlichung der akten- basierten Prozesse und Strukturen ist der

Geschäftsführer Johanniter Competence Center GmbH (JCC) und CIO des Stationären Johanniterverbundes Die Gruppe, einer der größten freigemeinnüt- zigen Leistungserbringer, hat sich für einen der großen KIS-Anbieter entschieden, in Kombination mit einem renommierten Doku- mentenmanagementsystem (DMS) und einem – hoch kompetent beratenden – IT-Dienst- leister für die Digitalisierung und Archivie- rung. Die KIS-Dokumente werden per Push mit einem „PDFCreator“ an das DMS gepusht. Die Lösung wird als Blaupause über die Johanniter-Häuser ausgerollt. „Das Thema Interoperabilität begleitet das deutsche Gesundheitswesen seit Deka- den“, erläutert Ralf Hörstgen. Der Ge- schäftsführer der Johanniter Competence Center GmbH (JCC) mit rund 65 IT-Mitar- beitern erinnert sich beispielsweise an die Standards VCS und D2D – und betrachtet mit dem Blick auf die Gesundheits-IT-An- bieter den Handlungsbedarf als ungebro- chen: „Ob crescendierend oder piano – die Lösungsanbieter sind bislang durchweg nicht an Interoperabilität interessiert.“ Ausgangspunkt für das Zusammenspiel der Systeme, essenziell für das Ausschöp- fen der Vorteilspotenziale, sind interope- rable Formate und Architekturen für Patientendaten. „Heute ist Interoperabilität der Patienten- daten ausschlaggebend für den Fortschritt, etwa bei KI und hochkomplexer Medizin- technik“, so der CIO weiter. Kann sich die deutsche Gesundheits-IT zukunftssicher aufstellen, wenn sie nicht durch Innovati- onsorientierung Vertrauen bei Kunden und Anwendern schafft? Hörstgen: „Meine Aufforderung an die Industrie lautet – geht mit der Zeit, macht Schluss mit monolithi- schen Systemen und Pseudointeroperabili- tät, positioniert euch stattdessen stark und besser mit offenen Ansätzen.“ Er beobach- tet die erregte Diskussion um

Um die verkürzten MD-Fristen durch die Einführung der Prüfverfah- rensvereinbarungen einhalten zu können, sieht das Johanni- ter-Krankenhaus Geesthacht nur eine Lösung: Die Papierakten werden digitalisiert und archiviert. Mit dem Dokumentenmanage- ment- und Archivsystem von DMI schafft das Haus zudem die Grundlage für ein in die Zukunft gerichtetes Erlösmanagement. Für Carsten Schwaab, Geschäftsführer Johanniter-Krankenhaus Geesthacht, ist die Digitalisierung der Patientenakten schon länger ein Thema: „Die Idee der Digitalisierung unserer Papierakten ent- stand in der Zeit vor Einführung der Prüfverfahrensvereinbarungen.“ Matthias Pehlke, Leiter EDV mit einem Zweier-Team, erläutert: „Wir hatten den drohenden enormen Arbeitsaufwand bei der

„Die Lösung von und mit DMI hat uns die Entlastung gebracht, die wir uns erhofft haben. Sie beschleunigt die Abläufe und schafft Sicherheit – früher kam es vor, dass Akten nicht auffind- bar waren; das passiert heu- te nicht mehr … uns liegt jede Akte jederzeit vor. Auch müssen wir nach der Digitalisierung bei MD-Fragen keine Akten mehr kopieren oder aus- drucken. Das hat effektiv Personal freigesetzt und anteilig zu einer Amortisation der Kosten von DMI geführt.“ Er beschreibt den Aufwand seitens der IT: „Hardwareseitig mussten wir lediglich zwei Barcode-Scanner und Labelprinter an- schaffen. Der Zeitaufwand im Kontext des Rollouts war gering. Hosten lassen wir das KIS und das DMI Archiv über die Johanniter in Berlin. Der Support, den wir vor Ort zu leisten haben, ist sehr überschaubar.“ Der Aktenlauf Das in der Johanniter-Gruppe gängige Dokumentenmanagementsystem (DMS) – PEGASOS von NEXUS / MARABU – wird in Geesthacht erst noch ausgerollt. Für das Management der Patientenakten findet derzeit Software von DMI Verwendung. Als Krankenhausinformationssystem (KIS) setzen die Geesthachter ORBIS von Agfa HealthCare (inzwischen: Dedalus) ein. Dokumentiert wird behandlungsbegleitend; auch bei internen Verlegungen entsteht immer eine einheitliche Fallakte. Auf den Stationen werden die Akten vervollständigt und abgeschlossen, danach gehen sie ins Medizincontrolling. Dort werden die Papier- akten im Rahmen der Rechnungsstellung final überprüft, falls nötig zur Nachbearbei- tung gegeben und sodann fürs „Einfrieren“ durch die Digitalisierung freigegeben.

Das Johanniter-Krankenhaus Geesthacht ist das erste Haus im Johanniter-Verbund, für das DMI scannt. Vor dem Hinter- grund dieses erfolgreichen Projekts entstand der Rahmen- vertrag mit dem Johanniter-Konzern. Nach und nach wur- den sämtliche Akutkliniken des Verbundes in die Lösung eingebunden. Die Leistungen von DMI umfassen die Digitalisierung der Papierakten mit Indexierung auf Dokumentenebene, inzwi- schen auch mit der Masterliste KDL, AVP kommt für den Workflow zur Digitalisierung und als Aktenviewer zum Einsatz. Zum eingesetzten KIS: In Geesthacht kam zur Zeit des Anwenderberichtes i.s.h.med zum Einsatz. Der Johanni- ter-Verbund hat sich für Orbis als zentrales KIS und PEGASOS von MARABU / NEXUS als zentrales DMS ent- schieden; alle durch DMI implementierten AVP-Systeme, auch in Geesthacht, werden auf Basis eines Rolloutplans ausgetauscht. Somit beschränkt sich die Rolle von DMI auf Digitalisierung, Bereitstellung und Archivierung von Akten: Über JCC hat DMI die IHE-konforme Langzeitarchivierung im DMI Re- chenzentrum vereinbart. Nach Umstellung auf PEGASOS von MARABU / NEXUS erfolgt diese Leistung auch für Geesthacht. Realisiert ist diese Umstellung bisher für die Johanniter-Akuthäuser Mönchengladbach, Bonn mit zwei Standorten und Duisburg-Rheinhausen. Die Konzepte und den Rahmenvertrag erarbeiteten Tjark Albers, JCC, und Petra Lamboley, DMI, für alle Kliniken gemeinsam. mehr ausgedruckt und auf Papier versandt, sondern mittels verschlüsselter Verbindung an den MDK Nord übermittelt, so Schwaab. „Ein physischer Versand geschieht nur noch bei zu großen Datenmengen – dann setzen wir Datenträger ein. Begehungen führt der MDK bei uns nicht durch.“ Perspektivisch werden die Geesthachter künftig fallbegleitend und prozessunter- stützend die Software Tiplu für die Kodierer nutzen. Dies soll zu einer weiteren Redukti- on des Gesamtaufwandes führen. Die Registrierung der endgültigen Akten in der Software von DMI übernimmt die Infopforte im Nachtdienst. Auch Nachzüg- ler-Belege werden an dieser Stelle regi- striert und dem jeweiligen Fall zugeordnet. Je Woche gehen typischerweise zwei Versandboxen auf ihren Weg zum DMI Dienstleistungszentrum in Leisnig. Die vereinbarte Frist bis zur Verfügungsstellung über SFTP beträgt fünf Tage. „Das funktio- niert generell wie abgesprochen.“ Die Prozessvorteile dank der Digitalisate und dank der Software von DMI Die Software von DMI dient somit zum einen fürs Registrieren; auch für den Aufruf digitalisierter Akten wird sie verwendet. Und dieser Einsatz beschränkt sich nicht auf die Digitalisate: Da beim Wechsel von i.s.h.med zu ORBIS keine Altdatenmigration durchgeführt wurde, rufen die Mitarbeiter diese Unterlagen nun über die DMI Soft- ware ab … „eine sehr bequeme Lösung“. „Für die Berechtigungen zum Zugriff haben wir die Orientierungshilfe KIS der Deut- schen Krankenhausgesellschaft (DKG) umgesetzt“, erinnert sich Pehlke. So greifen Mediziner laut dem EDV-Leiter zwar vor allem auf elektronisch erstellte Informatio- nen im KIS zu, wie etwa auf Arztbriefe. Aber für ältere, vor dem KIS-Wechsel liegende Fälle, setzen sie die Software von DMI ein. „Eindeutige Vorteile erleben wir insbeson- dere im Kontext des MD-Managements“, unterstreicht der Geschäftsführer: „Die Arbeitsstunden am Kopierer fallen weg! Entheften, Kopieren, in Umschlag stecken, Originale wieder in ihre Ordnung bringen …

VERWALTUNGS Verwaltungsdokumente im Blick Schlummernde Effi zienzpotenziale in Fachprozessen ausschöpfen

Noch mehr Expertise für Verwaltungsdokumente Neues DMI Team optimiert Personal- und Rechnungswesen Neue Herausforderungen in der Kranken- hausverwaltung verlangen neue Lösungen. Im Digitalen Wandel setzen Krankenhäuser längst nicht mehr nur auf die Optimierung ihrer klinischen Prozesse: Auch die adminis- trativen Prozesse erfahren eine Aufwertung. Die Mehrwerte digitaler Dokumente dank des Angebotsportfolios Archivar 4.0 sind entscheidend für die Effizienz und Wirt- schaftlichkeit beispielsweise im Rech- nungs- oder Personalwesen. Im Zuge einer verstärkten Orientierung auf Verwaltungsor- ganisation steht nun den Kunden ein neues Team beim Technologie- und Archivierungs- spezialisten DMI zur Seite. Mit Nicole Schachtschneider, Guido Bo- vekamp und Axel Riemer bündelt DMI die Kompetenzen für einen Bereich, der in den Krankenhäusern immer größere Beachtung findet. Sei es bei der Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten, etwa Personalak- ten, oder bei der Rechnungseingangsbear- beitung – DMI hat die richtige Lösung und dieses Team schlägt die Brücke in den Markt. Schachtschneider ist dabei erste Ansprech- partnerin für die Krankenhäuser. Mit ihrem vertrieblichen Background weiß sie die Bedürfnisse der Krankenhäuser in Lösungen zu formen. „Der modernen Krankenhausver-

Verwaltungsprozesse digitalisieren heißt Verwaltungsprozesse optimieren Man muss nicht mal mit der Stoppuhr unterwegs sein, um zu erkennen, dass die Arbeit mit papierbasierten Dokumenten auch in den Verwaltungsprozessen wie Personalaktenverwaltung oder Rechnungs- eingangsbearbeitung die Organisation einbremst und starr werden lässt. Stets muss darauf geachtet werden, dass sich der Ordner, die Akte oder der Beleg in der sprichwörtlichen greifbaren Nähe befindet. Sind mehrere Mitarbeiter im gleichen Prozess involviert, kann die Bearbeitung nur sequen- ziell und damit zeitlich verzögert erfolgen. Für die interne Logistik werden Lager- und Archivräume sowie Transportmittel benötigt und nicht selten bleiben Dokumente auf der Strecke, weil niemand weiß, wo sich die konkrete Rechnung oder der benötigte Aktenordner befindet. Zudem bindet die Papierform alle Beteiligten physisch an einen Ort und manuelle Prozesse bergen Risiken für Fehler. Dabei können diese Prozesse mit Services, Werkzeugen und der fachspezifi- schen Kompetenz eines Anbieters wie DMI und seiner Partner neu gestaltet und damit beschleunigt und zugleich gesichert werden. Die digitale Personalakte ermöglicht neue Strukturen Für den Personalbereich gibt es inzwischen Softwarelösungen, bei denen Informationen und Dokumentationen zentral elektronisch entstehen. Die so erstellten Personalakten werden somit papierlos vorgehalten und bearbeitet. Damit keine Parallelstrukturen verfügbar gemacht werden müssen, bedarf es auch einer Lösung für die bis dato konventionell in Papierform geführten Akten. Eine der Kernaufgaben von Anbietern wie DMI ist es, analoge Dokumente digital aufzubereiten und für die Nutzung in elektro- nischen Lösungen bereitzustellen. Die Digitalisierung konventionell geführter Mitarbeiterakten und die Integration der Digitalisate geschieht mit modernster Software und fachspezifischem Know-how, damit sie in der neuen digitalen Umgebung effizient genutzt werden können. Im Ergebnis bekommt der Sachbearbeiter vor Ort einen unmittelbaren und konsolidierten Zugriff auf die gesamte Personalakte. DMI strukturiert bei der Konvertierung der analogen Akten deren Inhalte nach den individuellen Vorga- ben der Kunden so filigran, dass sie sich nahtlos in die neue Software einbinden lassen; so macht beispielsweise eine In- dexierung auf Belegtypenebene Recherchen auch in Altvorgängen möglich. Auf einer solchen Basis kann die Abteilungs- organisation neu gedacht werden. Die Sachbearbeitung ist nicht mehr zwingend an klassische Arbeitsplätze gebunden, sondern kann zugriffsgesichert auch remote zum Beispiel aus dem Homeoffice erfolgen, was aktuell von besonderem Vorteil ist. Auch lassen sich so leichter zentrale Strukturen aufbauen, um dezentrale oder periphere Einrichtungen und Betriebsteile ohne Logistikaufwand zu managen, was für

Konzern- und Verbundstrukturen von signifi- kantem Vorteil ist. Die elektronische Rechnungsverarbei- tung beschleunigt und sichert Prozesse Mit der revisionssicheren elektronischen Langzeitarchivierung sowohl der digitalisier- ten Bestandsakten wie auch der laufend entstehenden elektronischen Dokumente im DMI Rechenzentrum wird unter anderem das leidige Thema Bereithaltung von Archivräu- men und der Dokumentenlogistik nachhaltig gelöst. DMI übernimmt die Verantwortung dafür, dass über den gesamten Aufbewah- rungszeitraum der Zugriff auf die Daten gewährleistet ist. Das Anwender-IT-Konzept wird dadurch gestärkt und entlastet. Ein oft zu starren Abläufen zwingender Bereich ist die Bearbeitung kreditorischer Rechnungen. Sie müssen intern überprüft und verifiziert werden. Skontofristen gilt es zu überwachen. Zwei Ansprüche, die nicht immer zueinander passen, zumal da schon mal Rechnungen auf dem Prüfweg abhan- denkommen können. Anbieter wie DMI bieten hierfür eine Reihe perfekt abgestimmter Hilfen an. So können Kunden am Standort des DMI Dienstleis- tungs- und Rechenzentrums in Essen ein Postfach einrichten, an das die Rechnungen adressiert werden. DMI nimmt dort diese Rechnungen in Empfang und digitalisiert sie. Dabei werden die für die jeweilige Die 4 Schritte zur effizienten Rechnungseingangsbearbeitung Schnell, sicher, fristgerecht und ortsunabhängig. 1 Rechnungsversand Rechnungseingang digital Download via DMI Konnektor und VPN-Verbindung 3 2 Upload via DMI Konn und VPN-Verbindun Rechnungseingang Postfach Digitalisierung Datenauslesung und -überprüfung Revisionssiche Langzeitarchivie 1. Rechnungsversand digital oder in Papierform. 2. Auslesung und Überprüfung der Rechnungsdetails im DMI Dienstleis 3. Import der Rechnungen inkl. der ausgelesenen Metadaten in das Kundensystem. 4. Komplett digitale Rechnungsbearbeitung und F

Das digitale Personalbüro – mehr Effizienz, mehr Flexibilität. Caritasverband Brilon stellt mit Unterstützung von DMI und RZV auf digitale Personalakten um Sich lösen von der hergebrachten, papiergebundenen Perso- nalakte. Stattdessen Implementierung einer modernen, digitalen Personalakten-Software. Zu diesem Schritt hatte sich der Caritasverband Brilon Anfang 2020 entschieden und in Kooperation mit dem Rechenzentrum Volmarstein (RZV) die dafür spezialisierte Software KIDICAP.Personalakte ausge- wählt. Ein schneller Zugriff auf alle Akten, zeit- und ortsun- abhängig, das möchte in Brilon kein/e Mitarbeiter/in der Personalabteilung mehr missen. Aber wie sollte man mit dem Bestand von über 1.150 Mitarbei- terakten, die bisher in klassischer Form geführt wurden, umgehen? Schließlich ist auch weiterhin ein ständiger Zugriff auf die darin enthaltenen Dokumente erforderlich. Zwei Lösungen waren denkbar. Der Altbestand verbleibt in den Schränken im Büro und jedes Mal, wenn eine Bescheinigung (z.B. Zwischenzeugnis) erstellt werden muss, wird die Akte gezogen, der Vorgang in der neuen Software bearbeitet und die Akte wieder an den Lagerort zurückgebracht. Das bindet wertvolle Personal- und Raumressourcen und verhindert eine effi ziente, geounabhängige Sachbearbeitung. Diese Variante schied daher, wie Carina Niggemeier, Projektleiterin des Caritasverbands Brilon, berichtet, schnell aus. Wäre es nicht viel sinnvoller, die alte Papierwelt mit der neuen digitalen Realität zu vereinen? Ganz einfach – aus analog wird digital Bei der Suche nach einem geeigneten Partner brachte das Rechenzentrum Volmarstein den Digitalisierungs- und Archi- vierungsspezialisten DMI aus Münster ins Spiel. Mit dem RZV verbindet DMI eine längere Tradition der Zusammenarbeit. Etliche Krankhäuser unterschiedlicher Trägerschaften lassen ihre Krankenhausinformationssysteme (KIS) beim RZV hosten. Darunter sind auch viele, die bei ihren Archivierungskonzepten auf die Lösungskompetenz des DMI setzen.

„Das Angebot von DMI war nicht nur fair im Preis, sondern auch überzeugend in der Konzeptionierung. Man merkte sofort, die wissen, wovon sie reden.“ CARINA NIGGEMEIER PROJEKTLEITERIN CARITASVERBAND BRILON außerplanmäßigen Bedarf des Kunden eingegangen werden konnte, ausgewählte Akten eher zu erhalten. Jedes von DMI an uns geschickte Paket enthielt Dateien mit Dateinamen, die nach unserer Logik aufge- baut waren. Dieses Konzept hat sich bei der späteren Qualitätsprüfung bewährt: In kurzer Zeit konnten wir nachvollziehen, dass wir von DMI eine lückenlose Lieferung erhalten haben.“ „Während des gesamten Projektes erfolgte die Datenanbindung über eine gesicherte Datenleitung (SFTP). Somit konnte DMI bei angeforderten Akten flexibel und unverzüglich reagieren“, erläutert Sebastian Mielke vom DMI Projektmanagement in Essen. „Als zertifiziertem Archivdienstleister ist uns der Datenschutz ein zentrales Anlie- gen. Uns und unseren Kunden ist es wichtig, dass kein Unbefugter auf solche sensiblen Daten Zugriff nehmen kann. Dafür überwa- chen und schützen wir engmaschig die Logistik und den Datenaustausch.“ DMI bekam aus Brilon die Personalakten in gesicherten DMI Transportboxen verpackt und zusätzlich die dazugehörende Stamm- datendatei geliefert. Im DMI Dienstleistungs- zentrum in Essen wurde diese Datei so aufbereitet, dass die digitalisierten Doku- mente zielgerichtet dem RZV übergeben werden konnten. Die vom Kunden vorgegebe- ne Registerstruktur wurde im Rahmen der Digitalisierung elektronisch abgebildet, so dass eine Orientierung in der gescannten Akte komfortabel möglich ist. Jetzt erfolgt die Personalsachbearbeitung in Brilon nur noch auf elektronischem Wege. Einfache und schnelle Bearbeitung „Heute möchte keiner unserer Mitarbeiter in der Personalabteilung mehr auf die Unter- stützung verzichten. Die Bearbeitung des laufenden Personalgeschehens ist dank der digitalen Einbindung der Bestandsakten deutlich vereinfacht. Wenn wir uns heute in der Vorgeschichte zu einem Vorgang infor- mieren wollen und dafür Einsicht in archi- vierte Dokumente benötigen, so finden wir die gesamte ehemals papiergebundene Akte als Anhang in der KIDICAP.Personalakte. Wir hätten eigentlich keinen besseren Zeitpunkt für dieses Projekt wählen können, denn seit COVID-19 arbeiten wir in der Personalabtei- lung überwiegend aus dem Homeoffice. Ohne die Digitalisierung der Bestandsakten hätten wir jetzt diese Flexibilität nicht. So haben wir alles im unmittelbaren Zugriff“, zieht Carina Niggemeier ihr Fazit. „Wir sind froh, diesen Weg mit DMI gegangen zu sein.“ Winfried Janßen •

Schlankere Prozesse durch automatisierte elektronische Eingangs- rechnungsverarbeitung Umwandlung ins ZUGFeRD-Format und Übergabe an das CKS.DMS für SAP Business One bei der Gastro & Soul GmbH Gastro & Soul GmbH vereint als System Gastronomie Unter- nehmen 39 Betriebe mit 1.700 Mitarbeitern unter einem Dach, die zentral von der Finanzbuchhaltung in Hildesheim verwal- tet werden. In stufenweiser Einführung sollen durch DMI jährlich bis zu 60.000 Eingangsrechnungen von mehr als 100 Kreditoren erfasst und zur weiteren Verarbeitung im ZUG- FeRD-Format an das Dokumenten-Management-System CKS.DMS für SAP Business One und an das Langzeitarchiv übergeben werden. Als Systemgastronom verwaltet die Gastro & Soul GmbH zentral 39 Betriebe bundesweit. Dies bedeutet ein tägliches Belegauf- kommen von über 500 Blatt Papier, die in der zentralen Verwal- tung in Hildesheim erfasst, kontrolliert und bearbeitet werden müssen. „Wir haben in der Gastronomie Unmengen von Schicht- abrechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Belegen von Sonde- reinkäufen, Gutscheineinlösungen und Vieles mehr, was jeden Tag in Papierform bei uns eingeht. Bei einem Großteil dieser Belege handelt es sich auch um Eingangsrechnungen“, so Michaela Pape, Leiterin der Finanzbuchhaltung und Prokuristin bei Gastro & Soul. „Das sind pro Monat einige dicke Ordner Papier, die erfasst und gelagert bzw. archiviert werden müssen. Tendenz steigend.“ 2015 entschloss sich die Geschäftsleitung, das riesige Papieraufkommen drastisch zu reduzieren, um somit Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse zu verschlanken und deutlich zu beschleunigen. Auswahl der richtigen Partner Schnell war sich das Gastro & Soul-Projektteam einig, dass ein externer Scandienstleister gefunden werden musste, der nicht nur ausreichend zertifi ziert ist, sondern der insbesondere in der Lage ist, die vielen unterschiedlichen Rechnungen des System- gastronoms fehlerfrei zu erfassen und unter Berücksichtigung

Aufgrund vieler Besonderheiten hat sich das Projektteam für eine stufenweise Einführung bei der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung entschieden. (v.l.): Chris Kroos (C.K. Solution), Michaela Pape, Marcel Menzel und Anja Walter (alle Gastro & Soul), und Axel Riemer (DMI) bereitgestellten Daten im ZUGFeRD-Format letztendlich im bestehenden SAP-System weiterverarbeitet werden können. Das Dokumenten-Management-System CKS. DMS für SAP Business One von C.K. Solution schließt diese Lücke. Es erstellt die Ein- gangsrechnungen im SAP und stellt diese anschließend automatisiert den jeweiligen Kostenstellen zur Prüfung, Freigabe und Bearbeitung zur Verfügung. ÜBER C.K. SOLUTION C.K. Solution hat es sich mit seinen Software entwicklungen zum Ziel gemacht, Arbeitsabläufe effizienter und einfacher zu gestalten. Und dies bei geringen Kosten sowie einer schnellen Amortisation. Damit ist das Unternehmen seit über zehn Jahren weltweit erfolgreich. In Deutschland ist die Archivierungslösung CKS.DMS schon jetzt Marktführer unter den DMS-Systemen für SAP Business One. Stufenweise Einführung für schlankere Prozesse Um eine schnelle Verarbeitung der eingehen- den Rechnungen zu gewährleisten, wurde zum Projektstart am 1. Juli 2016 am DMI Standort Essen für Gastro & Soul ein eigenes Postfach eingerichtet. Für die revisionssiche- re Langzeitarchivierung wird hier jeder einzelne Beleg in Farbe und SW, Vorder- und Rückseite gescannt, anschließend verschlüs- selt, mit einem Zeitstempel versehen, offline auf einem Magnetband gespeichert und sicher eingelagert. Das ist ein bewährtes Sicherungsverfahren, das üblicherweise auch bei den Krankenhauskunden von DMI einge- setzt wird. Darüber hinaus werden die Belege indexiert, mit den zur Verfügung gestellten Stammdaten von Gastro & Soul abgeglichen, in das ZUGFeRD-Format umgewandelt und an das CKS.DMS in Hildesheim übergeben. Für die fehlerfreie Automatisierung muss jede Individualität einer Rechnung erfasst und analysiert werde. „Da es bei Gastro & Soul sehr viele Besonderheiten gibt“, so Axel Riemer, Leiter Produkt- und Partnermanage- ment bei DMI, „haben wir das Projekt stufen- weise umgesetzt.“ Nach einigen erfolgreich verlaufenden Tests wurde im August 2016 mit der Verarbeitung von 700 Belegen von drei Kreditoren begonnen – im November 2016 waren es bereits 1.500 Belege von zehn Kreditoren. Das Volumen wird kontinuierlich erhöht, bis letztendlich alle Eingangsrech-

TICKER +++ Die Asklepios Kliniken bauen ihre Zusammenarbeit mit DMI aus: Katharina-Sc Klinik Alsbach-Hähnlein beauftragen Digitalisierung ihrer Patientenakten durch DMI; entenakten auf Dokumententypebene gemäß KDL (Klinische Dokumentenklassen-L tenakten auf Basis der KDL um und bedient externen Dienstleister zur Privatabrec führt eine vollumfängliche Lösung ein zur Archivierung der medizinischen Dokumentation, bestehend aus Papierakten, KIS-Dok mbH erweitert seine Lösung um die Übergabe originär elektronisch erzeugter Dokumente in die revisionssichere Langzeitarchivier (Dokumentenmanagementsystem) durch die DMI Lösung AVP8 ab und archiviert künftig auch elektronische Dokumente digital +++ Univ rechner mit konsolidierten digitalen Akten zu versorgen +++ Klinikum Hochsauerland GmbH optimiert seine Archivierungslösung dur AVP-Upgrade +++ Barmherzige Brüder Trier gGmbH startet mit DMI auf den Weg in die digitale Archivierung +++ Muldentalklinik talisierung ihrer Patientenakten durch DMI +++ Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg lässt weitere Fachbereiche durch DMI digitalisier Robert Janker Klinik stellt die Indexierung der digitalisierten Patientenakten auf Dokumententypebene um +++ Kreiskrankenha am See erweitert die Digitalisierung durch DMI +++ AMEOS Klinikum Haldensleben GmbH lässt Patientenakten durch DMI digitalisier rungs-Dienstleistung durch DMI um Digitalisierung von Patientenakten aus ambulanter Behandlung +++ MEDICLIN Fachklinik Rhein-R kum Aschersleben beauftragt Digitalisierung und revisionssichere Langzeitarchivierung von Patientenakten +++ Poliklinik des Klinik rung der Neurochirurgie +++ Gesundheitszentrum Bitterfeld/Wolfen gGmbH stellt von krankenhauseigener Servicestelle auf Digitalisier Berlin lässt die Patientenakten durch DMI archivieren +++ AMEOS Klinikum Halberstadt stellt die Digitalisierung von einer krank Leisnig um +++ Universitätsklinikum Regensburg setzt AVP8 als DMS mit voll integrierter SAP-ArchiveLink-Anbindung ein +++ Klinik Waldkirchen führen das Scannen von Personalakten ein +++ Kliniken an der Paar mit den Standorten Friedberg und Aichach erw Patientenakten +++ ANregiomed gKU - Klinikum Ansbach erweitert die DMI Dienstleistung um die Digitalisierung von Ambulanz die Digitalisierung in Kooperation um den Standort Krankenhaus Vilsbiburg +++ Klinikverbund Allgäu gGmbH erweitert die Zusammenarbeit mit DMI um Digitalisier Klinik Mindelheim und Klinik Ottobeuren +++ Donau-Ries-Kliniken in Donauwörth haben sich für die Digitalisierung von Personalakt nik, Lindenberg und Wertheim setzen auf AVP8 mit Anbindung an das LE-Portal zur MD-Kommunikation und mit Rückverlinkung in MCC so Krankenhaus in Schweinfurt erteilt Auftrag für Digitalisierung und revisionssichere Langzeitarchivierung inklusive Übernahme el Ort +++ DMI erhält Zuschlag für Digitalisierung und Übernahme elektronischer Dokumente in die revisionssichere Langzeitarc ken setzen ferner bei der Archivierung von Eingangsrechnungen auf DMI +++ Karl-Olga-Krankenhaus GmbH in Stuttgart erweit OPs sowie um das dezentrale Scannen von Ambulanzakten +++ Artemed Psychosomatische Klinik Kloster Dießen entscheide zeitarchivierung +++ DMI erhält Zuschlag für Digitalisierung stationärer Patientenakten der Kreiskrankenhaus Torgau „Johann K gangsbearbeitung +++ Klinikum St. Georg Leipzig gGmbH entscheidet sich für AVP8-Upgrade inklusive Einführung der Abteilung der Wermsdorf gGmbH führt AVP8 als Aktenverwaltung ein. Zudem erweitert Klinikum St. Georg Leipzig gGmbH die Zusammenarbeit um die Sic Schriftgut unterschiedlicher Standorte. Auch die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung übernimmt DMI +++ Asklepios rung für die Standorte Fachklinikum Wiesen, Stadtklinik Bad Tölz, Fachkliniken München-Gauting, Krankenhaus Radeberg GmbH, Kliniken AG München und Nürnberg erweitern Zusammenarbeit mit DMI um digitale Archivierung von Ambulanzen und die Digitalisier Co. KG entscheidet sich für Digitalisierung von Einverständniserklärungen +++ DMI erhält Zuschlag für Digitalisierung, automa heitsarchivierung von Unterlagen im Original für Fachkrankenhaus Coswig GmbH +++ ANregiomed gKU erteilt DMI Zusage für Über Revisionsdiensten +++ Rottal-Inn-Kliniken mit Standorten Eggenfelden, Simbach und Pfarrkirchen entscheiden sich für Upgrade a Internetdienst, über den durch Zahnärzte direkt Vorgänge zu einem Versicherten aus den Bereichen Zahnersatz, Parodontose, Kie Jena lässt durch DMI die Bauakten digitalisieren +++ Caritasverband Brilon e.V. stellt mit Unterstützung von DMI und dem Diens Deutschland gGmbH führt mit der Socura GmbH als IT-Tochter die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung ein. DMI digitalisiert die eing ENGAGEMENT FÜR INNOVATIONEN VON DMI Der IT-Dienstleister für Archivie- rung hat sich strategisch, organi- satorisch, personell und operativ neu aufgestellt. Die interne Initi- ative DMI 4.0, verstärkt durch die Mitarbeitenden des Integrations- spezialisten Health-Comm in der DMI Gruppe, baut Kompetenzen und Ressourcen zur Realisierung des Angebotsportfolios Archivar 4.0 systematisch weiter aus. Eingangsrechnungen mit Klassifi zierung bezüglich des Dokumententyps. DMI kooperiert hierzu mit dem Partner xSuite, der einen entsprechenden Workfl ow bereitstellt +++ Klinikum Hanau GmbH beauftragt Upgrade auf AVP8 +++ Kliniken Maria Hilf GmbH in Mönchengladbach beauftragt Upgrade auf AVP8 +++ Klinik Digitalisierung von Patientenakten für die Standorte Ahaus und Vreden +++ Evangelische Stiftung sive Prozessunterstützung. Evangelische Krankenhausgemeinschaft Herne / Castrop-Rauxel bea danten. Alle drei Standorte starten mit Digitalisierung +++ Christophorus-Kliniken GmbH Coes akten ein +++ St. Johannes-Hospital, Friesland Kliniken gGmbH übergeben ihr Mikrofi lm-Archiv in das DMI Sicherheitsarchiv +++ Sana Kliniken Lübeck GmbH beauftragen Digitalisierung und revisionssichere Langzeitarchivierung sowie automatisierte Belegindexierung und führen AVP8 ein +++ DMI Universitätsklinikum Essen erweitert die Digitalisierungsdienstleistung für die Standorte R Digitalisierung und revisionssichere Langzeitarchivierung inklusive AVP, eDPaaS für die Arc Behandlungsjahrgänge +++ Klinikum Dortmund gGmbH entscheidet sich für die Digitalisier meinen Krankenhaus Celle für die Digitalisierung von Patientenakten +++ Sauerlandklinik Hac digitale Archivierung für die Vestische Caritas Kliniken GmbH mit den Standorten St. Vincenz-Kr Bremen, beauftragt DMI mit Digitalisierung, Indexierung von Patientenakten sowie Übernahme el Klinikums Berlin-Brandenburg GmbH lässt die Patientenakten über DMI digitalisieren +++ Askl Lübben, Asklepios Fachklinikum Teupitz, Asklepios Fachklinikum Brandenburg und Asklepios Klinik DMI ist interoperabel u. a. zu CERNER | CGM | CHILI | DEDALUS | D.VELOP | i-SOLUTIONS | MARABU | MEIERHOFER | NEXUS | OPTIMAL

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Ihre digitale Zukunft. KHZG fördert. DMI berät. Patientendaten sind nicht alles. Aber ohne Patientendaten ist alles nichts. Qualifi zierung und Vollzähligkeit sichern Erlöse. Medizin-Controlling Schutz und Sicherheit für sensible Daten. Compliance Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Patientenakten. Medizin Revisionssicher im Technologiewandel. IT-Leitung Beschleunigte Abläufe durch Prozessoptimierung. Geschäftsführung Sicher aufgestellt für die Krankenhauszukunft dank interoperabler Patientenakten Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gerne. Tel 02534 8005-0 | info@dmi.de | www.dmi.de